Ende 2018 hatte mich ein Kunde gebeten, ich möchte doch seinen Mitarbeitern beibringen, das Surface so vielseitig zu benutzen, wie ich es mache. Ich hatte mich über das Kompliment gefreut, und daraus hat sich ein Kurs entwickelt, der von mir seitdem ständig weiter angepasst wird. Doch wie sind meine bisherigen Erfahrungen damit?
Wer sind meine Kunden?
Sie sind bunt gemischt: Große wie kleine Privatunternehmen und auch die öffentliche Hand. Allen aber ist gemeinsam: Sie haben als Firma vor kurzem Surfaces gekauft und nutzen bei weitem nicht das Potential der Geräte, und wissen das auch. Ich meine dabei nicht die Nutzung als Zeichengerät, sondern in der Verwendung für den Büroalltag, als Geräte, die Laptop und Tablet in einem sind.
Warum haben meine Kunden gerade Surfaces gekauft?
Die Mitarbeiter sollen mobiler sein, oft gibt es keinen festen Arbeitsplatz mehr, man will nicht zwei Geräte umhertragen, es passt besser in die vorhandene IT-Landschaft und die Mitarbeiter sollen sowohl die Digitalisierung leben als auch Papier einsparen.
Was ist das ehrliche Feedback der Teilnehmer vor dem Kurs zu ihrer Nutzung?
Die Surfaces werden wie normale Laptops genutzt und gerne als sehr leichte wie mobile Geräte geschätzt. Der Stift ist oft nicht einmal ausgepackt und von einer produktiven Nutzung der Kombination Laptop und Tablet ist man weit entfernt. Gleichzeitig ist man verwirrt von den fast unendlichen Einstellungsmöglichkeiten in Windows 10.
Die ersten Praxiserfahrungen zeigen, dass es ein für meine Zwecke sehr nützliches und wertvolles Werkzeug ist.
Kursteilnehmer
Warum nutzen die Kunden nicht das volle Potential?
Die Antwort ist immer gleich: Zeitmangel, um sich mit dem Gerät näher zu beschäftigen. Man ist normaler Nutzer und kein Nerd. Die IT-Abteilung ist nur für die Anschaffung und Inbetriebnahme zuständig, aber nicht für das Training. Wenn ich bei zehn Teilnehmern in die Runde frage, wer etwas nerdig veranlagt ist und sich auch sonst etwas mit dem Surface beschäftigt, hebt sich meist nur schüchtern eine Hand. Was mich freut: oft sind es dabei die Frauen, und nicht die Männer.
Hitliste der neun Blockaden, die häufig erst abgebaut werden müssen
Natürlich ist jede Firma anders und jeder Nutzer ist anders, doch im Rückblick auf ein Jahr sind es immer die gleichen acht Baustellen, die für sich nicht gravierend sind, aber alle ineinandergreifen und einer wirklich produktiven Nutzung dauerhaft im Weg stehen:
1
Computerkenntnisse allgemein
Geringe PC-Kenntnisse und wenig Erfahrung im Umgang mit Software sind weit verbreitet. Was mache ich, wenn es nicht so funktioniert, wie ich möchte? Daraus ergibt sich Unsicherheit und letztendlich auch Frustration. Und als Resultat bleiben viele auf bekannten Pfaden.
2
Betriebssystem Windows 10
Oft kennt man sich nur sehr oberflächlich mit dem Betriebssystem aus, um es für die eigenen Bedürfnisse auch optimal einrichten zu können. Es bleibt so, wie es von der IT geliefert wurde. Ein Teil der Schulung hat daher nichts mit der Nutzung als Tablet zu tun, sondern richtet sich an Basiswissen zu Windows 10. Allein die berühmten Windows-Shortcuts zur Steigerung der Produktivität werden nur von rund 10% genutzt. Und da Windows alle halbe Jahre ein Update liefert und gerade die Nutzung von Stift und Touch verbessert, ist spielerische Neugierde verlangt.
3
Surface Pen
Der Stift wird nur als einfaches Tool zum Schreiben vermutet, aber nicht als wertvolles Tool zum Anpassen an die Arbeitsabläufe. Dabei ist der Stift durch die Möglichkeit zum Programmieren so viel mehr als nur ein Schreibgerät. Nutzt man das Surface als Tablet ohne Tastatur, ist der Stift fast unverzichtbar, um produktiv arbeiten zu können. Jemand, der die Möglichkeiten des Stifts nicht kennt, empfindet es fast als Zauberei, was damit machbar ist, wenn er richtig eingesetzt wird.
4
Bedienung als Tablet
Wie man Windows mit Tastatur und Maus bedient ist bekannt, aber was mache ich ohne Tastatur und Maus? Die notwendigerweise veränderte Bedienung ist unbekannt. Dabei sind Wischgesten, Splitscreen, Info- und Action-Center von grundlegender Bedeutung für die effektive Nutzung als Tablet.
Vor kurzem sah ich den Mitarbeiter einer anderen Firma, wie er das Surface nutzte, das war unglaublich. Das will ich auch können.
Kursteilnehmer aus dem Bauingenieurwesen
5
Apps in Windows 10
So gut wie niemand kennt die standardmäßig von Win 10 mitgelieferten Apps, die das Arbeiten mit dem Stift optimal unterstützen. Das sind Apps, die immer installiert sind und nicht extra über den Store geladen werden müssen. Viele haben auch noch nie die Kamera eingeschaltet, die öfter als man denkt wirklich hilfreich ist.
6
OneNote
Das wichtigste Programm für den digitalen Nomaden zur Wissensorganisation, OneNote, wird nicht gekannt oder nicht verwendet. Dabei wird das Surface erst mit OneNote zum Schweizer Messer in der digitalen Welt und das ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Arbeiten.
7
Cloud
Die Cloud wird nicht genutzt oder ist im Unternehmen sogar verboten. Es gibt keine Möglichkeit mit Apps aus dem Microsoft-Store zu arbeiten. Es wird nicht mit Office 365, sondern mit einer Uraltversion der Office-Suite gearbeitet. Neben den ergonomischen Aspekten der schlechten Skalierung werden damit auch viele Möglichkeiten der produktiven Nutzung im Team verhindert. Es fehlt oft das Verständnis für die Cloud und grundlegende Zusammenhänge im Zusammenspiel von Software auf verschiedenen Geräten. Sicherheit geht vor Produktivität. Aber wenn ich sehe, mit welch kleinen Schriften alte Software auf diesem Formfaktor skaliert, das müsste jeder Betriebsarzt sofort verbieten.
8
Neues Denken
Aus den vorher genannten Baustellen ergibt sich die größte Blockade: da man nicht weiß, was möglich ist, werden Arbeitsabläufe nicht verändert. Es findet kein neues Denken statt, wie man im Zusammenspiel von Laptop und Tablet viel produktiver arbeiten könnte. Prozesse und Arbeitsabläufe bleiben die alten, die Hoffnung, Papier im Büro einzusparen, erfüllt sich nicht. Und das Surface bleibt in der Nutzung ein ganz normales Laptop. Schade, oder?
9
Strategie
Wie immer im Leben, wenn ich nicht weiß, wohin ich möchte, komme ich auch nicht an. Wenn keine klare Strategie für die Nutzer erkennbar ist, warum gerade 2-1-Geräte wie das Surface angeschafft werden, wird sich auch kaum etwas in der Nutzung ändern. Was ist der erhoffte Mehrwert? Was sollen die Nutzer im Verhalten ändern? Wo verspricht man sich Einsparpotentiale? Welche Milestones können wir definieren? Was müssen wir schulen? Die Liste der Fragen könnte ich verlängern, doch darum geht es nicht. Die Frage ist ganz einfach: was soll sich ändern?
Was ist das Feedback der Kunden nach dem Kurs?
“Wir wussten gar nicht, was man mit einem Surface alles machen kann. Wir haben noch viel aufzuholen. Danke für die inspirierende Schulung, die uns gezeigt hat, was in der modernen digitalen Welt der Computernutzung für jeden von uns möglich ist.”
Mein Resumee
Nur durch den Kauf von toller Hardware, findet – leider – noch keine Veränderung statt. Eine Veränderung des Nutzungsverhaltens erfordert Wissen über die Möglichkeiten und Wissen zu Hard- und Software. Es ist der Vierklang aus moderner Hardware + moderner Software + veränderten Arbeitsprozessen und dem Wissen der Nutzer, der ein papierloses, modernes Arbeiten am PC erst möglich macht.
(Hardware + Software + Prozesse) x Nutzerwissen = erfolgreiche Digitalisierung
Da ich im Kurs Hard- und Software sowie die Arbeitsprozesse nicht beeinflussen kann, ist es für mich wichtig, Begeisterung für die neuen Möglichkeiten zu entfachen. Daraus entsteht Neugierde und aus Neugierde folgt die aktive Auseinandersetzung. Daher ist für mich das Wissen des Users der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Digitalisierung. Und dann beginnt die Veränderung mit dem digitalen Leben schon fast allein. So ist zumindest meine Hoffnung.
