Ein langjähriger Kunde kam im Januar zu mir und sagte: „Herr Irber, wir haben bald wieder unseren Strategieworkshop. Ich will mal nicht in Beliebigkeit sterben, sondern Ergebnisse sehen. Können Sie mir helfen?“ Wer kann hier nein sagen?
Das Workshop-Problem
Worauf in diesem Fall angespielt wurde: viele Workshops leiden unter dem immer gleichen Problem. Der Diskussion mit Bearbeitung von Themen wird großer Raum eingeräumt, der späteren Ausarbeitung mit strukturierter Weiterarbeit dagegen nicht. Viel wird diskutiert, aber es fehlt of an der Reduktion der Ergebnisse und der Verpflichtung zur Umsetzung. Mir war das schon häufig aufgefallen, wiederholt hatte ich die Organisatoren darauf angesprochen, aber genauso oft nur Schulterzucken geerntet: das sei halt so üblich.
Die Lösung
Jetzt hatte ich die Chance, etwas zu ändern. Man traf sich an einem schönen Hotel im bayerischen Alpenland mit Blick auf verschneite Berge und den in der Sonne glitzernden See. Über zwei Tage war das Programm dicht getacktet und immer gleich: je drei Gruppen diskutierten 2 h lang ein Thema und erarbeiteten eine Zusammenfassung auf Flipcharts.
Meine Aufgabe war es, die Flipcharts aller Gruppen visuell aufzubereiten, d.h. die Unterschiede und Gemeinsamkeiten aufzuzeigen und einen strukturierten Vergleich zu ermöglichen. Mein Verfahren für die visuelle Aufbereitung: je ein Vertreter aus jeder Gruppe erläuterte mir nach der Session die Ergebnisse, ich stellte ein paar Fragen, machte Notizen, dann sah ich mir alle Flipcharts nochmals an und bereitete eine erste Skizze, die ich schließlich visuell umsetzte. Dabei hatte ich freie Hand und vollstes Kundenvertrauen.
Natürlich reichte die Zeit nicht, alles untertags aufzuarbeiten. Der erste Tag war nur ein halber Tag, da kam ich besser um die Runden, am zweiten Tag war ich nicht vor Mitternacht im Bett. Am nächsten Morgen musste alles fertig sein. Zusätzlich hatte ich noch ein paar Sonderwünsche meines Auftraggebers zu erfüllen. Die Zeit kann knapp werden, ein Tag ist endlich.
Das Resultat
Am Morgen des dritten Tages wurden alle Poster mit meinen Zusammenfassungen von insgesamt 5 Runden oder einzelnen 15 Arbeitsergebnissen aufgehängt. Die Ergebnisse wurden von jedem Gruppenleiter kurz vorgestellt und anschließend in der großen Runde diskutiert. Das Feedback der Teilnehmer am Ende: die Visualisierung hat die Diskussion wesentlich effektiver machte. Und meine manchmal leicht ironische Reflektion hätte sie verstärkt zum Nachdenken gebracht. Der Wechsel der Perspektive und ein Bild vor Augen zu haben hilft. Auch hier. Zum Schluß: es gab belastbare Ergebnisse für die strategische Richtung und Umsetzung. Ziel erreicht.
Mein Resümee
Was war der Unterschied zu normalem Graphic Recording? Der Stil ist ähnlich, aber das Vorgehen ist anders, eben analytisch, und daher nenne ich es Workshop-Visualisierung. Und das Ergebnis – finde ich – ist wertvoller. Dennoch, es war extrem anstrengend gewesen. Ich musste nicht nur wie sonst einen Strom an Information filtern und reduzieren, sondern mich schnell in die verschiedenen Themen einarbeiten, dann auswerten, vergleichen, reduzieren und visualisieren. Erschöpft fuhr ich am Ende der drei Tage nach Hause. Aber mit dem Gefühl, wirklich geholfen zu haben.
