Die Ergebnisse von Workshops im Bild sichtbar machen

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Das Ergebnis von fünf einzelnen Workshops in einem Bild. Hier ein Ausschnitt während der digitalen Erstellung in Photoshop

Gute Arbeit will auch gesehen werden. Sonst ist es schade um die investierte Zeit.

Warum ist es so wichtig, ein Bild zu haben?

Die Diskussion war toll. Der Workshop hat viel Neues aufgezeigt. Der Strategieworkshop hat endlich die Richtung gesetzt. Doch was passiert mit all den Karteikarten, Flipcharts, dicht beschriebenen Zetteln? Wäre es nicht schön, die Arbeit und das Ergebnis auch zu sehen? In einem kompakten Poster? Visuell attraktiv und dennoch informativ? So dass die Energie und Motivation auch länger anhält? Genau hier setzt die Workshop-Visualisierung an.

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Warum ist eine Workshop-Visualisierung anders als Graphic Recording?

Das auf Workshops häufig eingesetzte klassische Graphic Recording kommt in der Analyse und Auswertung an seine Grenze, da es zwar parallel zum Geschehen ein visuelles Protokoll erzeugt, aber durch die fehlende Reflektion noch keine Analyse anbieten kann.

Oft werden viele Graphic Recorder für die Visualisierung eines Workshops gebucht: pro Arbeitsgruppe ein Graphic Recorder. Doch das ist teuer und – wie ich finde – der Mehrwert begrenzt. Denn auch Graphic Recorder können nicht zaubern. Meist ist auch die Zeit so knapp, dass nicht einmal eine ordentliche Visualisierung erfolgen kann. Schade um das Geld.

Selbst die Vorstellung der Ergebnisse im Plenum durch die Arbeitsgruppen ist immer schwierig live zu recorden, da sie gruppenabhängig ungleichwertig stattfindet und zeitlich immer unter Druck steht.

Mein Vorschlag für ein bewährtes Vorgehen zur Workshop-Visualisierung

  1. Beobachten, Zuhören, Notizen erstellen
  2. Mit Teilnehmern reden und von Gruppe zu Gruppe gehen
  3.  Die Präsentation im Plenum mitverfolgen und aufnehmen
  4. Alle Ergebnisse sichten, sortieren und kategorisieren
  5. Visualisierung erstellen (wenn notwendig, noch am gleichen Tag verfügbar oder ab 1-2 Tage nach dem Event)

Die Ergebnisse sind für Sie so aufbereitet, dass Sie gezielt damit weiterarbeiten können. Gleichzeitig sind sie schön anzusehen. Wenn digital angefertigt, können Sie die Ergebnisse als Poster ausdrucken oder Teile daraus in PowerPoint für die Kommunikation an die Teams verwenden.

Was ist der Unterschied von analog auf Papier und digital auf dem Tablet?

Während die digitale Workshop-Visualisierung erst Tages später in hoher Qualität verfügbar ist, steht Ihnen die analoge Visualisierung auf Papier noch auf dem Event zur Verfügung.

Oft arbeite ich bis spät in die Nacht, um die visuelle Analyse am nächsten Tag präsentieren zu können. Idealerweise ist dann auch die Agenda so angepasst, dass bereits zu Beginn einer Veranstaltung die Informationen erstellt werden, mit denen ich arbeiten kann. Was auch möglich ist: ich sammle die Informationen am Vormittag und erstelle des Bild am Nachmittag und Sie können es zum Abschluss der Veranstaltung nutzen. Wenn möglich, fasse ich die Ergebnisse in einer Bildmetapher zusammen, die eine Geschichte erzählt.

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Die Quintessenz aus 2 Tagen Workshop und ca. 40 einzelnen Flipchartblättern: ein Analyzing-Recording-Marathon

Was bekommen Sie von mir?
Wenn ich analog auf Papier vor Ort arbeite, erhalten Sie eine 1×3 m große Papierfläche mit der Workshop-Visualisierung (140g/qm Papier). Zusätzlich bekommen Sie eine mit Photoshop optimierte Foto-Variante, die Sie per Email verteilen oder nochmals ausdrucken können.

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Am Ende des zweitägigen Workshops stand die visuelle Analyse zur Verfügung und bildete den perfekten Abschluss für das Event.

Wenn ich den Workshop im Nachgang digital visualisiere, arbeite ich digital auf dem Tablet in Photoshop und Sie erhalten das Bild als JPG-Datei und als PDF-Datei für den Druck. Das Bild kann z.B. auch als Bildschirmhintergrund verwendet werden.

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Eine von vier Visualisierungen eines sehr intensiven Workshop-Tages. Zahllose Zettel und Notizen wurden in eine Bild überführt und digital in Photoshop angefertigt.

Was ist Ihr Vorteil durch eine professionelle Workshop-Visualisierung?

Aus vielen losen Zetteln, Karteikarten und Flipchart-Blättern bekommen Sie eine konzentrierte Zusammenfassung im Sinne eines visuellen Posters. Mit der Bild-Metapher wird gleichzeitig eine Geschichte erzählt, die von den Teilnehmern nicht nur rational, sondern auch emotional verinnerlicht wird. Damit werden die Ergebnisse nachhaltig bei den Teilnehmern verankert und erleichtern es, die Ergebnisse in die reale Arbeitswelt zu überführen.

Bildbeispiele zu Workshop-Visualisierung

> Digitale Zusammenfassung eines Workshop-Nachmittags

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In der digitalen Zusammenfassung erscheint alles ganz geordnet und einfach

Die Führungskräfte wissen, die Einstellung innerhalb der Firma muss geändert werden. Im Workshop werden an drei Stationen im rotierenden System drei Fragestellungen diskutiert, auf vielen Karten festgehalten und am Ende kurz präsentiert. Ich habe die Diskussion beobachtet, viele Notizen gemacht, mit Personen gesprochen und noch im Flieger nach Hause diese Zusammenfassung skizziert und zu Hause fertiggestellt. Die Workshop-Leitung hat noch einen Blick darauf geworfen und dann wurde es eine Woche später an die Führungskräfte zur Umsetzung verteilt.

> Internationaler Teambuilding-Workshop als digitale Cartoon

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Embrace diversity  oder wenn die Deutschen mit den Mexikanern zusammenarbeiten

Internationale Zusammenarbeit hat Vorteile aber auch Tücken. In einem Workhop sind die Vor- und Nachteile der beteiligten Kulturen diskutiert und zusammengefasst worde. Die Ergebnisse wurden mit erläutert und ich habe daraus diesen Cartoon angefertigt, der als großes Poster ausgedruckt und in den Räumen aufgehängt wurde.

> Dreitägiges Meeting bei Kufstein zur Festlegung einer neuen Strategie

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Ausschnitt aus dem auf Papier noch vor Ort erstellten Analyzing Recording (Originalgröße des Gesamtposters = 3 m x 1 m)
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Workshop-Visualisierung: Das auf dem Event noch auf Papier erstellte Bild wurde im Nachgang digital neu gezeichnet, um es besser verwenden zu können, z.B. als Bildschirmhintergrund und in Präsentationen. Texte für die Veröffentlichung verändert.

Die IT-Abteilung eines Unternehmens steht vor großen Herausforderungen wie einer steigenden Arbeitsbelastung durch Digitalisierung, aber bei gleichbleibender Personaldecke. Links sind die Probleme gezeigt, in der Mitte und rechts die Lösung und die strategische Umsetzung. Das Bild entstand auf Basis von Informationen aus einem Tag mit vielen Workshops (2018). Ich hatte den Nachmittag für die visuelle Aufbereitung, die vor Ort noch auf Papier erfolgte. Um das Bild später optimal in die IT-Umgebung einbinden und für die Kommunikation verwenden zu können, wurde das analoge Bild digital neu in Photoshop gezeichnet.

> Eintägiger Workshop in Berlin: analog und digital

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Ausschnitte aus den originalen Flipcharts, die live und parallel zu den Kurzvorstellungen der Ergebnisse gezeichnet worden sind. Sie dienten als Basis für das Poster unten.
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Workshop-Visualisierung von Diskussionsinhalten aus einem Worldcafe, digital in Photoshop gezeichnet (Texte für die Eigenwerbung verändert). Poster wurde in A0-Höhe ausgedruckt.

Unterschiedliche Stakeholder kamen zusammen. In einem Worldcafe wurden Inhalte zum Projektstatus diskutiert und im Anschluß vorgestellt. Meine Aufgabe war es, die wesentlichen Aussagen aufzunehmen, noch vor Ort im Flipchart zu visualisieren und dann nach dem Event in ein Gesamtposter zu überführen, das in gedruckter Form an alle Beteiligten verschickt wurde (2018)

> Zweitägiges Strategiemeeting in München

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Analyzing Recording eines zweitägigen Strategiemeetings

Auf dem Workshop hatte sich schnell die Metapher einer Seereise etabliert, die ich gerne aufgenommen habe, um alle Elemente unterzubringen. Der Workshop war als Kick-off gedacht, als Beginn einer mehrjährigen Strategieumsetzung. Ganz links ist das in die See stechende Schiff mit allen Elementen, die notwendig sind, um die Strategie umzusetzen. Ganz rechts ist die Vision dargestellt. Weitere Elemente im Mittelteil beinhalten das Miteinander. Das Bild entstand auf einem 2-tägigen Strategieseminar mit vielen Workshops und Diskussionen (2015)

> Internationale Diskussion in Bonn zur Rolle der WTO

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Analyzing Recording einer über zwei Tage geführten Diskussion

Die sehr lebhaft über zwei Tage geführte Diskussion von Experten aus aller Welt wurde hier bildlich zusammengefasst: links ist der „defekte“ Landrover der WTO, der nicht mehr für die Bedürfnisse der Emerging Economies passt, rechts sind die stark wachsenden Ökonomien Russlands und Asiens visualisert. Um das Wachstum nicht zu bremsen, braucht es kleine flinke Fahrzeuge, die sogenannten regionalen Handelsabkommen (RTA). Das Bild entstand auf Basis von einem Tag mit Vorträgen und Diskussionen und fasst plakativ die Kernaussage zusammen (2014).

> Zweitägiges Strategiemeeting bei Düsseldorf als Auftakt zu Veränderungen

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Analyzing Recording eines zweitägigen Strategiemeetings

Die wissenschaftliche Abteilung einer global tätigen Firma soll sich in der Arbeitsweise ändern. Links sind die Nachteile der alten Welt, rechts die Vorteile der neuen Welt. Ein Mitarbeiter bewegt sich vorsichtig von links nach rechts und erkundet die neue Welt. Das Bild entstand auf Basis von 2 Tagen mit Workshops und Diskussionen (2018).

Weitere Beispiele im Blog

Graphic Recording und Analyzing Recording auf einem Event
Mit Graphic Recording einen Strategieworkshop schneller zu Ergebnissen führen
Mit einer Bild-Metapher ein Kick-off-Meeting gestalten
Graphic Recording auf einem Kundennutzen-Workshop in Stuttgart oder wie man Licht ins Dunkel bringt
Strategie-Workshops: wenn Worte alleine nicht reichen oder von der Verzweiflung eines Visualisierers