Ein Plädoyer für mehr Stift in der digitalen Welt – die Verwendung des Surface Pen im Büroalltag

Warum ein Stift so wichtig ist

Wir Menschen nutzen seit vielen Jahrtausenden einen Stift oder etwas Stiftähnliches, um unsere Gedanken zu kommunizieren. Ob Felswand, Steinplatte, Tontafel, Leder, Holz, Pergament oder Papier: erst mit der Linie wurden die eigenen Gedanken festgehalten und für jedermann sichtbar. Mit dem Aufstieg des Computers in den 80er Jahren drängten sich plötzlich Tastatur und Maus zwischen unsere Gedanken und deren Sichtbarkeit. Das war für mich als Computerfan eine aufregende und als Stiftliebhaber auch eine traurige Zeit. Sehr schnell wünschte ich mir die Möglichkeit der Stifteingabe zurück.

Zwar gab es Versuche, einen Stift mit externen Zeichenboards zu nutzen, aber erst mit dem iPad 2010 und mit dem ersten Surface 2012 kehrte die Stiftnutzung auf die Art und Weise zurück, wie wir es vom Papier gewohnt waren. Mein Wunsch wurde nach 24 Jahren endlich Wirklichkeit.

Mit dem PC drängten sich plötzlich Tastatur und Maus zwischen unsere Gedanken und deren Sichtbarkeit

Doch wo sind die digitalen Surface Pen-Nutzer?

Seit 2012 und Windows 8 hat sich die Software wesentlich verbessert. Hier sind im Büroeinsatz vor allem die Programme von Microsoft zu nennen. Aber die breite Nutzung des Stifts ist bis auf den erfolgreichen Einsatz in der digitalen Illustration eher bescheiden geblieben. War der Surface Pen am Anfang beim Kauf eines Surface automatisch dabei, musste er bald extra erstanden werden. Ich habe noch nie in der Bahn oder im Flieger jemanden mit einem digitalen Stift gesehen, weder mit iPad noch mit Surface. Gleiches gilt zu 99% für zahllose erlebte Präsentationen oder Workshops. Das finde ich sehr schade, denn hier wird viel Potential verschenkt.

Dabei macht die Stiftnutzung viel kreativer

Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen immer wieder, dass der Stift mehr Gehirnaktivität erfordert als das Schreiben auf einer Tastatur. Und je mehr Areale im Gehirn aktiv sind, umso kreativer ist unsere Arbeit. Eine Beobachtung, die ich nur bestätigen kann. Für mich ist der Stift die Verlängerung des Gehirns auf eine zweidimensionale Fläche. Wenn ich nur auf eine weisse Fläche starre, fällt mir kaum etwas ein. Nehme ich den Stift in die Hand und fange an zu “kritzeln”, kommen die Ideen. Die motorische Bewegung des Stiftes im dreidimensionalen Raum macht offenbar den Unterschied.

Während ich z.B. gerade diesen Text in OneNote auf einer Tastatur entwerfe, nutze ich zusätzlich den Stift, um Ideen für erste Zeichnungen festzuhalten: sehr entspannend und empfehlenswert.

Nehme ich den Stift in die Hand und beginne zu “kritzeln”, kommen die Ideen von ganz allein

Wer verwendet einen Surface Pen?

In den letzten 10 Jahren habe ich erst zwei Menschen persönlich kennengelernt, die ebenfalls auf einem Windows-Gerät einen Stift nutzten, und das nicht als Illustrator. Ist meine Wahrnehmung falsch?

Auf einen Post mit der Frage „Wer nutzt wirklich den Stift am Surface?“ in einer Surface-Gruppe auf Facebook mit rund 1500 Mitgliedern hat nur 1% geantwortet. Ich vermute, das waren genau diejenigen, die einen Stift tatsächlich verwenden.

Folgende Hauptanwendungsbereiche hatten sich in den Antworten der Facebookgruppe herauskristallisiert:

• Unterricht mit Hilfe einer digitalen Tafel oder als Flipchart-Ersatz (Whitboard, OneNote, OpenBoard)
• Digitale Notizen und Skizzen (OneNote, Inkodo)
• Brainstorming (Whiteboard)
• Notizen in PDFs (Edge, Xodo, Drawboard)
• als Mausersatz in der Verwendung als Tablet (besser als der dicke Finger)

Wie die Umfrage zeigt, gibt es im beruflichen Einsatz verschiedenste produktive Möglichkeiten der Surface-Pen-Nutzung. Und es gibt noch viele mehr, denn der Stift ist schon immer das natürlichste Werkzeug, um auf einer Fläche etwas zu notieren.

Es liegt an unseren Gewohnheiten

Doch offenbar ist nichts so schwer zu verlernen wie die alte Gewohnheit, nur Maus und Tastatur am PC zu verwenden. Bereits den Bildschirm am Computer mit den Fingern zu berühren, kostet für viele eine große Überwindung, obwohl wir es auf dem Smartphone täglich üben.

Es liegt an der Software

Zudem ist es eine Frage der Software, ob Stift und Touch unterstützt werden, und wie es in der Usability umgesetzt ist. Hier trennen sich oft die Wege. Es gibt im Microsoft-Store viel Schatten und auch ein paar Perlen. Doch selbst mit normaler Office-Software ist schon sehr viel möglich. Wie bereits oben gesagt, Microsoft bemüht sich hier sehr.

In Präsentationen zeichne ich z.B. immer direkt auf dem Surface und werde von Kursteilnehmern regelmäßig gefragt, seit wann man denn in PowerPoint zeichnen könne, das sei ja doch ziemlich cool.

Der Stift ist schon immer das natürlichste Werkzeug, um auf einer Fläche etwas zu notieren

Das “Leid” mit dem Microsoft-Store

In fast allen Firmen erlebe ich immer wieder das Gleiche: der Store ist verboten und viele der modernen Apps mit teils hervorragender Stiftunterstützung sind nicht verfügbar. Apps, die bereits Teil des Betriebssystems sind, werden gerne von der IT entfernt oder sie werden nur alle heilige Zeiten auf den neuesten Stand gebracht, eben wenn eine Windows-10-Update ansteht. So sind die Apps – wenn vorhanden – im Unternehmen auf einem sehr uneinheitlichen Stand: Was der eine Nutzer kann, kann der andere noch lange nicht. Frustration ist vorprogrammiert.

Doch worin liegt der Mehrwert in der Stiftnutzung? Welche Anwendung sind dafür geeignet?

Im Folgenden zeige ich ein paar Beispiele, die für jeden von uns im modernen Büro umsetzbar sind. Aufgrund der oben genannten Problematik mit dem Microsoft-Store beschränke mich mich auf Office 365 und die wenigen Windows 10-Apps, die in der Regel vorhanden sind.

Wie schon gesagt, es geht nicht um die Erstellung von Illustrationen, sondern um die Nutzung des Surface Pen für einfache Skizzen, Notizen und der daraus verbesserten sichtbaren Kommunikation mit Anderen.

Der erste Schritt: die richtige Stiftkonfiguration

Zwar kann mit dem Surface Pen immer gezeichnet werden solange die Batterie gut ist, aber die faszinierende Möglichkeit, den Druckknopf am Ende für drei unterschiedliche Programmausführungen zu nutzen, ist erst gegeben, wenn der Stift via Bluetooth gekoppelt ist. Dann läßt sich dort übrigens auch der Batteriestand auslesen.

Mit dem Stift Radieren und Markieren

In vielen Programmen dient der Druckknopf auch als digitaler Radiergummi: umdrehen und digital radieren. Die längliche Taste am Rand ist analog zur rechten Maustaste. In OneNote und ähnlichen Programmen wird damit zusätzlich die Lassofunktion zum Markieren von Objekten elegant aufrufen und erlaubt ein viel schnelleres Arbeiten.

Das Aufrufen von 3 Programmen Ihrer Wahl

Die möglich Stiftprogrammierung (Einstellungen > Stifteinstellungen) ist sehr praktisch, wenn man das Surface als Tablet verwendet. Drei selbstauswählbare Programme lassen sich schnell und bequem wie von Zauberhand starten. Meine Lieblingskonfiguration in Seminaren ist es, mit einfachem Klick das Bildschirmausschneidetool zu öffnen, mit Doppelklick die Kamera, und mit langem Klick einen Vollbildausschnitt in die App Ausschneiden & Skizzieren zu laden.

Aber wie gesagt, das ist frei konfigurierbar und meine persönliche Präferenz.

PowerPoint: kein Vortrag ohne Stift

In PowerPoint lässt sich mit Leichtigkeit und schon seit mindestens 17 Jahren in einer Präsentation live zeichnen. Es müssen keine komplexen Zeichnungen sein, es genügen Kringel, Unterstreichungen oder Pfeile, um eine Präsentation viel lebhafter zu gestalten; gerade in eher informellen Meetings im Kollegenkreis ist das ein großer Vorteil und Sie sparen sich wilde und zeitfressende Animationen. PowerPoint verliert seine Perfektion und schafft so eine intensivere Verbindung zu den Zuhörern.

Meine Bitte: unbedingt vorher üben. Und nicht nur einmal.

PowerPoint in Office 365 erlaubt mittlerweile auch die Vorbereitung einer Zeichnung und das kontrollierte Abspielen während der Präsentation (richtig cool!). Niemand muss mehr das Lampenfieber fürchten.
Sie brauchen eine Zeichenfläche und haben keine Zeichen-App? Eine leere PowerPoint-Folie kann beliebig groß konfiguriert werden und so als Notizblick im beliebigen Format dienen (Entwurf > Foliengröße > benutzerdefinierte Foliengröße).
Nutzen Sie Office 365 kann der Stift auch als Klicker genutzt werden. Allerdings funktionieren dann die anderen drei Klickfunktionen nicht mehr. Eine Falle, in die ich regelmäßig tappe.

Videokonferenz: endlich sehen, worüber gesprochen wird

In einer Videokonferenz ist es für alle von Vorteil, bei der Präsentation mit dem Stift etwas zu markieren, um genau zeigen zu können, worüber man spricht. Mit dem Stift wird die eigene Kommunikation fokussierter und – großer Pluspunkt – man hält die Konferenzteilnehmer wach, denn auf dem Bildschirm passiert etwas Handgemachtes.

Leider muss man dazu das Surface leicht kippen und die Kamera zeigt nur mehr die Decke, aber das ist in diesem Moment zweitrangig. Nutzen geht vor Schönheit. Wenn es stört, die Kamera ausschalten und das vorher hochgeladene Standbild zeigen.

Den Vorteil der Stiftnutzung in PowerPoint bei Präsentationen habe ich im vorherigen Absatz schon erkärt, will man dagegen in einem beliebigen Bild/Screenshot viel zeichnen und erklären, empfehle ich über den Windows-Ink-Arbeitsbereich in der Taskleiste einen Vollbildausschnitt zu erstellen. Dieser kann dann mit dem Stift in der App Ausschneiden & Skizzieren sofort bearbeitet werden kann. Eine Funktion, die ich z.B. regelmäßig verwende, wenn ich über MS-Teams etwas in den Windows 10-Einstellungen oder einem Live-Bild erklären möchte.

Programme wir Word, OneNote oder Whiteboard können zusätzlich als digitales Flipchart genutzt und mit den Zuhörern geteilt werden.

Verwendet man als Konferenzteilnehmer unterwegs im Hotel den geteilten Bildschirm hat man z.B. auf der linken Seite die Konferenz, auf der rechten Seite das Notizenprogramm und kann mitschreiben.

OneNote, Inkodo, Evernote: kein papierarmes Arbeiten ohne digitale Notizen

OneNote ohne Stift nutzen? Für mich undenkbar. Kein Notizbuch funktioniert ohne handschriftliche Notizen. Die Stiftunterstützung ist vor allem in der Windows 10-App perfekt umgesetzt und macht Spaß; ein wesentlicher Aspekt für die erfolgreiche Nutzung. Die OneNote-Desktop-Variante ist auch sehr gut, ich finde sie nur optisch nicht so chic 😉

OneNote ist für viele das digitale Schweizer Messer unter den Programmen. Ein digitales und papierarmes Leben ohne Stift und ohne digitales Notizbuch wie OneNote, Inkodo oder Evernote halte ich für nicht realistisch. Mittlerweile nutze ich OneNote sogar für Präsentationen in Seminaren, wenn ich viel zeichnerisch erklären will und bewirke damit einen Prezi-Effekt. Ähnliches habe ich auch schon über den PDF-Editor Drawboard gehört. Aber das wäre ein Thema für einen anderen Blogeintrag 😉.

Word: das flexible DIN A4-Blatt in der digitalen Welt

In Word läßt sich seit den letzten Updates in Office 365 ebenfalls hervorragend mit dem Stift arbeiten. Hat man kein spezielles Zeichenprogramm, kann eine leere Wordseite wie ein leeres Notizblatt genutzt werden. Sobald man den Stift auf den Bildschirm setzt, wird geschrieben. Mit den Fingern läßt sich ohne Umschalten auf der Seite navigieren und zoomen. In Word lassen sich z.B. Bilder einbetten, die mit Notizen ergänzt werden und als Fotodokumentation genutzt werden können.

Gleiches gilt übrigens ebenfalls für Powerpoint oder auch Excel. Der Vorteil von Word gegenüber der OneNote-App für Windows 10 ist, dass es leichter als DIN A4-Seite verteilt und gesichert werden kann, wie z.B. Besprechungsprotokolle. Wenn es dann doch gedruckt werden soll, ist man mit DIN A4 auf der sicheren Seite.

Whiteboard oder OpenBoard: das digitale Flipchart zum Brainstorming

Für das freie Zeichnen wie an einem Whiteboard oder Flipchart eignet sich die gleichnamige App Whiteboard, die ebenfalls über den Ink-Arbeitsbereich aufgerufen werden kann. Sie kann in Besprechungen als Ersatz für ein Flipchart dienen und ist ideal für Brainstorming im Team, auch in einer Videokonferenz. Eine oft genutzte Alternative ist z.B. das Online-Tool OpenBoard.

Die App Whiteboard kommt übrigens auch auf den Surface Hubs zum Einsatz. Daher lohnt sich die Beschäftigung mit der App und man kann vorab am kleinen Surface üben.

Der große Vorteil im Raum ist, dass die Beamerfläche oder der große Bildschirm perfekt ausgeleuchtet sind und auch von hinten gut gesehen werden. Ist etwas immer noch zu klein, kann man es mit den Fingern schnell größer zoomen. Farben sind viel besser zu unterscheiden als auf Papier oder einem glänzenden analogen Whiteboard.

Zahlreiche Templates in Whiteboard erleichtern zudem die Gruppenarbeit z.B. für eine SWOT-Analyse, Kanban-Board oder die Projektplanung.
Persönlich liebe ich es, in Workshops mit digitalen Notizzetteln der Whiteboard-App zu arbeiten, sie zu verkleinern, zu vergrößern, je nach Fokus.

Foto-App und „Ausschneiden & Skizzieren: Sehen und Verstehen

In Fotos und Videos lassen sich mit der Windows-eigenen Foto-App und dem Stift ohne Vorkenntnisse kinderleicht Anmerkungen machen und abspeichern, um sie dann mit der Notiz zu versenden. Ein nettes Gimmick ist die kleine Animation der Anmerkungen, die beim Empfänger sofort die Aufmerksamkeit auf die digitalen Notizen lenkt. Ich hatte das anfangs gar nicht verstanden, aber es macht Sinn, wenn der Empfänger sofort erkennt, wo auf dem Bild etwas “geschrieben” wurde.

Sehr einfach funktioniert die digitale Anmerkung mit der App Ausschneiden & Skizzieren über den Windows-Ink-Arbeitsbereich. Hier wird ein Screenshot erzeugt, in dem beliebig gezeichnet werden kann. Das ist übrigens eines meiner Lieblingstools. Ich hatte es lange Zeit als “Spielzeug” wenig geschätzt, aber es ist eine sehr klug ausgedachte App.

Edge, Drawboard, Xodo: Notizen im PDF bedeuten Freiheit vom Papier

Jeder der studiert oder viel mit Texten im Austausch arbeitet, kommt in der digitalen Welt nicht an einem PDF vorbei. Erst die Möglichkeit, in einem PDF handschriftliche Anmerkungen machen zu können, bedeutet digitale Freiheit. Übrigens, nicht jedes PDF kann digital bearbeitet werden. Oft wird diese Möglichkeit bei der Erstellung gesperrt, absichtlich oder unabsichtlich. Mein Tipp: Läßt sich das Dokument zumindest drucken, kann es in eine neues PDF gedruckt und dann mit dem Stift editiert werden.

Für PDFs gibt es viele Tools, um handschriftliche Anmerkungen zu machen. Am einfachsten ist dies bereits mit dem bordeigenen Edge-Browser von Microsoft möglich. Im “alten” Edge war die Umsetzung wirklich vorbildlich, im “neuen” Edge hängt sie leider noch etwas hinterher. Die Roadmap lässt allerdings hoffen. In Edge schätze ich besonders, dass mehrere PDFs in Reitern nebeneinander geöffnet werden können. Beliebte Alternativen aus dem Store sind Xodo oder Drawboard. Letzteres ist auch wirklich gut, intelligent und schön umgesetzt.

Das Programm, das ich für die Stifteingabe am wenigsten schätze, ist das meistinstallierte auf allen PCs: der Acrobat Reader. Intuitive Stiftnutzung geht anders, liebe Adobe. Wäre ich ein Lehrer würde ich sagen: setzen, 6.

Ebenfalls weit verbreitet unter Ingenieuren ist PDF-Exchange. Die Menge an Tools für technisches Arbeiten ist unglaublich, aber die “Usability” mit Stift ist etwas leidenschaftslos umgesetzt. Arbeitet man mit dem Stift und will im Dokument zoomen oder scrollen, muss zuvor die Stiftbearbeitung ausgeschaltet werden, sonst zeichnet man mit dem Finger Striche. Oder man gewöhnt sich daran, immer mit zwei Fingern zu schieben. Gut ist allerdings das Schriftbild durch die automatische Glättung. Weniger gut ist, dass ich das Ergebnis meines Strichs erst nach Beendigung des Strichs sehe.

Meine Empfehlung zum Papiersparen: Wenn alle Kollegen*Innen mit Stift und Tablet ausgestattet sind, brauchen Sie keine Präsentation mehr ausdrucken, damit darin Notizen gemacht werden können. Ein PDF an alle reicht völlig aus. Idealerweise in der Notizenansicht, damit auch Platz zum Schreiben ist.

Zusammenfassung – digitaler Pionier sein

Wer sich ernsthaft mit dem Gedanken auseinandersetzt, digital und papierarm zu leben, kommt an der Verwendung eines digitalen Stiftes nicht vorbei. Vor allem für jeden Referenten, Lehrer, Dozenten, Workshopleiter und alle, die visuell kommunizieren möchten, gibt es unzählige Anwendungsmöglichkeiten. Vorträge, Seminare und Workshops können so auf kreative Art aufgewertet werden.

Ich persönlich finde z.B. ein Surface Pro das ideale Gerät für jeden, der Workshops und Seminare leitet. Zum iPad Pro kann ich wenig sagen, da ich es nie genutzt habe, doch ich vermute ähnliches. Nicht die Technik ist heute mehr die Limitierung, sondern das Wissen der Benutzer über die Technik und deren kreative Verwendung.

Generell sind viele Softwareprogramme im Jahr 2020 so gereift, dass man intuitiv, produktiv und kreativ mit dem Stift arbeiten kann. Es ist nur etwas Neugierde notwendig und die Bereitschaft, gewohnte Pfade zu verlassen. Versuchen Sie es einfach: nehmen Sie den Stift in die Hand und fühlen Sie sich als ein digitaler Pionier, der neue Wege sucht.

Vor allem Freiberufler und Selbständige sind ohne kontrollierende IT-Abteilung im Vorteil, denn sie können sich frei aus dem Store bedienen.

Lassen Sie sich nicht entmutigen

Eine Veränderung passiert nicht über Nacht und automatisch. Viel Übung ist notwendig. Kein digitaler Stiftmeister ist je vom Himmel gefallen. Wie im richtigen Leben werden Sie in Sackgassen geraten, im Sumpf steckenbleiben, sich im Wald verirren, von Mücken gestochen, von Bären gejagt, sich oft alleine gelassen fühlen, aber dennoch nie aufgeben. Worauf ich mit diesen Vergleichen in der realen Welt von Windows und Microsoft anspiele, überlasse ich der freien Interpretation 😉. Liebe Microsoft, dieser kleine Seitenhieb musste sein!

Ich verwende übrigens genauso gerne noch einen analogen Füller oder Bleistift auf Papier. Aber in der digitalen Welt geht es nicht mehr ohne den digitalen Stift. Auf Reisen habe ich immer zwei Surface Pen dabei. Man weiss ja nie.

P.S. Viele schimpfen immer auf die Art und Weise wie der Tablet-Modus in Windows 10 umgesetzt ist. Ja, ich gebe zu, da ist Luft nach oben. Es ist nicht optimal und für viele Einsteiger verwirrend. Aber das Surface und ähnliche Geräte sind eben ein Kompromiss und in keiner Welt perfekt zu Hause. Mit Übung und vor allem dem Wissen um die möglichen Einstellung kommt man in der Regel dennoch gut zurecht. Mal sehen, was sich Microsoft noch ausdenken wird.

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