Mit dem Stift kann man endlich leicht handschriftliche Anmerkungen in PDFs erstellen. Und Papier sparen. So ist die Hoffnung. Doch mit welchen Programmen? Was gelingt gut und wo gibt es Schwierigkeiten?
Als ich das erste Mal ein PDF mit dem Stift unterscheiben wollte, kam das böse Erwachen. Das soll die Zukunft sein? Diese Unterschrift kann ich doch keinem zumuten! Wieso ist die Handhabung so kompliziert und schwierig?
Wieso kann ich in vielen Programmen sehr gut schreiben und zeichnen, nur im PDF sieht meine Schrift wie eine „Sauklaue“ aus. Warum kann ich mit den Fingern nicht im Dokument navigieren, sondern der Finger wird auch als Stift erkannt und schreibt? Bin ich zu dumm dafür?
Jetzt, ein paar Jahr später, verstehe ich die Zusammenhänge besser. Und ja, es ist kompliziert, dennoch versuche ich es möglichst einfach zu erklären.
Wie ist meine Erwartung?
Im Prinzip sollte es so funktionieren, wie mit dem Stift auf Papier: einfach und unkompliziert. Die Handschrift soll realistisch aussehen, ich will mit dem Stift schreiben und unterschiedliche Stifte nutzen können, aber mit den Fingern gleichzeitig im Dokument zoomen und schieben. Doch die Realität ist eine andere.
Grundlagen: Was ist ein PDF?
Bevor es PDF als allgemein gültiges Anzeige-Format gab, herrschte babylonische Sprachverwirrung. Es war so gut wie kein Austausch zwischen verschiedenen Programmen und Computersystemen möglich. Erst mit PDF wurde 1993 von Adobe die „internationale Sprache“ für die immer gleiche Anzeige von Dateien geboren, unabhängig davon in welchem Programm und Computersystem die Datei erstellt worden war.
Damit liegt der Schwerpunkt eines PDFs primär auf der immer gleichen Anzeige, weniger auf der Möglichkeit zum Bearbeiten. Zwar gibt es viele Programme, die eine Bearbeitung in Objektrahmen wie Text und Bildern bzw. auch von ganzen Seiten erlauben, aber Änderungen sind in der Regel nur sehr eingeschränkt möglich. Und das soll es ja auch nicht sein.
Das PDF ist nie die Ursprungsdatei, sondern immer die Exportdatei. Vereinfacht gesagt ist ein PDF ein später kaum veränderbares Gerüst, in dem Text und Bild eingehängt werden. Das Gerüst jeder Seite ist vektorbasiert beschrieben und kann ohne Verlust skaliert werden. Daher kann z.B. in detaillierten Plänen bis auf kleinste Details hineingezoomt werden.
Was ist im PDF enthalten?
Ein PDF besteht aus Objekten, die mit Inhalt gefüllt sind. Eine ehemalige Worddatei ohne Bilder enthält z.B. als PDF-Objekte nur Text, die innerhalb der Textblöcke editiert und auch durchsucht werden können.
Ein Bild als Pixelgrafik ist dagegen für das PDF ein Objektrahmen mit einem nicht weiter identifizierbaren Inhalt. Fortgeschrittene PDF-Programme können im Bild enthaltenen Text zumindest über OCR erkennen und für die Suche verfügbar machen. Im Gegensatz zu Bildobjekten auf Pixelbasis sind Pläne oder Dateien vom Grafiker komplexe Vektorgrafiken, die auf einer mathematischen Funktion beruhen und ohne Verlust beliebig skaliert werden können. Enthaltene Texte und Zahlen sind leicht editierbar und stehen auch für die Suche zur Verfügung.
Was passiert beim Öffnen eines PDFs?
Die meisten Programme öffnen zwar das originale Vektorgerüst, lassen aber nur ein Zoomen auf maximal 500% zu (z.B. Microsoft Edge). Objekte sind oft nicht editierbar.
Fortschrittliche PDF-Programme öffnen die Vektorgrafik mit allen Objekten, lassen Veränderungen zu und ermöglichen ein Zoom auf mehrere 1000% (z.B. Acrobat Reader, PDF-Exchange, PDF Architekt), können aber bei komplexen Grafiken mit vielen Objekten auch schnell überfordert sein und werden langsam.
Andere PDF-Programme setzen den Schwerpunkt auf das Hinzufügen von handschriftlichen Anmerkungen. Sie extrahieren beim Öffnen aus der Vektorgrafik eine Pixelgrafik und importieren sie für die Bearbeitung (z.B. Inkodo, PDF Ink, Nebo, Concepts). Änderungen am PDF sind hier grundsätzlich nicht möglich, da alle Objekte zu einer Bildebene verschmolzen sind, dafür lassen sich handschriftliche Anmerkungen besser ergänzen. Die Handhabe der Datei ist sehr flüssig, Zoomen und Verschieben gehen leicht von der Hand.
Was kann ich im PDF hinzufügen oder ändern?
Die allermeisten PDF-Programme erlauben das farbige Markieren von Text, das Hinzufügen von Kommentaren bzw. Notizen, das Anbringen von neuen graphischen Formen, Symbole sowie von Linien als Freihand, wie z.B. eine Unterschrift.
Fortgeschrittene Programme erlauben die Umsortierung von Seiten, die Kombination von einzelnen PDFs, das Drehen oder Ersetzen von Bildern bzw. die pixelbasierte Bearbeitung in externen Programmen wie Photoshop.
Ein PDF mit persönlichen Inhalten ungesichert ins Netz zu stellen ist daher keine gute Idee. Leicht kann in einem Zeugnis der Name verändert oder in einem Pass das Foto ausgetauscht werden.
Die erste Frage: geschützt oder nicht geschützt?
Wenn ein PDF editiert bzw. mit handschriftlichen Anmerkungen versehen werden soll, ist die erste Frage: ist das PDF geschützt, und wenn ja, auf welchem Level? Geschützt heißt, dass das Dokument mit einem Kennwort verschlüsselt wurde. Der Schutz kann z.B. jegliche Manipulation verbieten, aber das Drucken erlauben. Oder alles ist verboten, nur das Hinzufügen persönlicher Anmerkungen wird gestattet. Oft wird z.B. an der Universität von Professoren nicht daran gedacht, dass man für die Studenten mit dem Stift Anmerkungen erlauben lassen sollte, auch wenn der Rest des Dokuments komplett vor Veränderung geschützt ist. Hier kann es helfen, das Dokument nochmals als PDF zu drucken, wenn nicht auch das Drucken bereits verboten wurde.
Wie kann ich erkennen, ob das PDF geschützt ist?
Lassen Sie sich im Dateiexplorer das Kontextmenü der PDF-Datei anzeigen. Im Tab unter Details können Sie alles genau einsehen. Im Beispiel rechts ist z.B. das handschriftliche Kommentieren erlaubt. Änderungen am Dokument dagegen nicht.
Wie funktioniert das handschriftliche Schreiben im PDF?
Vereinfacht kann man sich das vorstellen wie eine transparente Folie, die über die Stelle gelegt wird, die beschriftet werden soll. Die Folie ist gleichzeitig ein neues Objekt. Schreibt man einen Satz in einem Zug, ist der ganze Satz ein Objekt. Macht man Pausen zwischen den Worten, wird jedes Wort zum Objekt. Der Nachteil dabei ist: Die Anmerkung auf der „Folie“ ist in Programmen mit Editierfunktion frei beweglich und mit den Fingern leicht verschiebbar, so dass Anmerkungen plötzlich an der falschen Stelle landen.
Programme, die keine Editierfunktion besitzen, sind mit Stift und Finger deutlich einfacher zu bedienen. Zum Beispiel wird in Edge zwar eine Linie auf Vektorbasis erzeugt, aber da das Editieren nicht vorgesehen ist, kann mit den Fingern nichts aus Versehen verschoben werden.
Andere Programme wandeln das PDF vollständig in eine Pixelebene um, über die eine weitere und unverrückbare Ebene für handschriftliche Anmerkungen gelegt wird (PDF Ink, Inkodo, Nebo, Concepts). Diese Programme sind in der Regel besser mit Finger und Stift zu nutzen. Handschrift sieht realistisch aus und kann nicht aus Versehen verschoben werden. Dafür ist das Zoomen in die Datei begrenzt und oft auf 200% beschränkt, um die als Pixelebene importierte PDF-Datei nicht zu unscharf werden zu lassen. Später können die handschriftlichen Ergänzungen nicht mehr in anderen Editoren verändert werden, da alles eine Pixelebene ist (Inkodo, Concepts), oder die Linien aus einem Konglomerat an Teilobjekten bestehen (PDF Ink).
Darf ich Dokumente digital mit der Hand unterschreiben?
Eine digital eingefügte Unterschrift – mit welchem Programm auch immer – ist nicht offiziell rechtsgültig, wenn die Rechtsprechung für diesen Vorgang eine Unterschrift auf Papier ausdrücklich verlangt. Um hier dem Gesetz Genüge zu tun, muss eine eigene digitale Signatur-Infrastruktur aufgebaut werden, die spezielle Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit, Andruck, Stiftneigung etc. mit protokolliert.
Das ist in professionellen Programmen wie Acrobat, PDF Architekt oder PDF-Exchange eingebaut und kann gegen Aufpreis aktiviert werden; innerhalb einer Firma aber können Sie die schnelle PDF-Lösung mit der Unterschrift gerne verwenden. Aber Sie sollten immer darauf achten, die Unterschrift nicht veränderbar einzubetten bzw. das Dokument zu sichern.
Soll ich Anmerkungen einbetten oder schützen?
Solange die Anmerkungen, auch z.B. die Unterschrift, nicht fest eingebettet sind, sind sie von Dritten wieder kopierbar, veränderbar oder löschbar. Sobald sie aber eingebettet werden, sind sie grundsätzlich nicht mehr zu editieren, zumindest nicht ohne größeren Aufwand. Eingebettete Anmerkungen sind fest mit dem PDF-Gerüst verbunden. Um ganz sicher zu gehen, empfehle ich es zusätzlich zu verschlüsseln (= schützen).
Möchte ich Anmerkungen jedoch für mich editierbar halten, aber für Dritte nicht, bleibt nur die Möglichkeit, das Dokument mit Passwort zu schützen und jede Veränderung zu verbieten.
Warum sieht meine Schrift so krakelig aus?
Das war meine spontane Frage, als ich mein erstes PDF digital unterschreiben wollte. Mittlerweile weiß ich: Der Grund ist ein technischer. Da das PDF eine rein mathematische Beschreibung von Inhalten ist, muss jeder Strich in eine Vektorgrafik umgewandelt werden. Je nach Qualität des Algorithmus sieht die Linie besser oder schlechter aus.
Gutes digitales Schreiben oder Zeichnen erfordert einen Strichalgorithmus, der die digitale Linie auch glättet. In professionellen Zeichenprogrammen lässt sich sogar der Grad der Glättung einstellen. Auch kann man definieren, ob der Strich am Anfang und am Ende dünner sein soll. Oder es wird sowieso die Drucksensitivität des Surface unterstützt. Und in der Güte des Linienalgorithmus trennt sich die Spreu vom Weizen.
Viele kostenfreie Programme unterstützen hier nur eine sehr einfache Linie, und so sieht die Handschrift aus. Oder es wird die Linie geglättet, aber nicht auf Druck reagiert. Oder es kommt zu seltsamen Artefakten. Je besser der Linienalgorithmus ist, umso intensiver wird die CPU belastet, was bei leistungsschwachen Geräten schnell Verzögerungen bedeuteten und die Nutzung trüben kann. Interessant ist der Ansatz bei PDF-Exchange: erst sieht man nur eine dünne Linie, mit Ende der Bewegung startet der Algorithmus und macht einen schönen Strich daraus.
Gibt es ein bestes Programm für alle?
Das PDF ist wie ein Paket mit beliebig definierbarem Inhalt. Und wie im richtigen Leben jedes Paket etwas anderes enthält und anders genutzt wird, so unterschiedlich sind in der digitalen Welt die Inhalte und die Bedürfnisse der Nutzer. Daher gibt es – leider – nicht das eine Programm für PDF, mit dem alle glücklich werden.
Typ “Normalnutzer*in”
Der Normalnutzer will nur hin und wieder in einem PDF etwas markieren, vielleicht eine Notiz dazuschreiben, das PDF unterschreiben, ohne weitere Ansprüche.
Hier reicht der Edge-Browser in der neuesten Version von Microsoft völlig aus.
Typ “Student*in”
Der Student bekommt alle Unterlagen als PDF. In manchen PDFs muss er umfangreiche Anmerkungen machen, weitere Informationen dazuschreiben, digitale Klebezettel und Kommentare verwalten. Organisation der PDFs ist großgeschrieben. Seiten müssen eingefügt und verschoben werden können. Grundsätzlich sollten alle PDFs durchsuchbar sein. In der Vorlesung müssen mit dem Tablet und Stift leicht handschriftliche Ergänzungen möglich sein. Das Tablet liegt fest auf dem Pult.
Hier könnte ich Inkodo, Xodo oder auch Drawboard empfehlen. Eine Kombination mit OneNote wäre denkbar.
Typ “Architekt*in / Bauingenieur*in”
Der Architekt bzw. Bauingenieur kommuniziert über PDF mit seinen Kunden. Sein Bedarf ist ähnlich dem des Studenten. Zusätzlich wird gemessen, angemerkt, verglichen, gezählt. Dokumente sollen vom Kunden nicht verändert werden dürfen. Auf der Baustelle müssen im Plan mit dem Stift leicht Ergänzungen gemacht werden, die nicht verrutschen sollen. Mit den Fingern wird gezoomt und verschoben, der große DIN A0-Plan auf Papier bleibt im Büro, das Tablet wird dabei in der Hand gehalten.
Hier würde ich im Büro z.B. PDF-Exchange oder PDF-Architekt, für die Baustelle aber Inkodo, Edge oder ein ähnliches Programm empfehlen. Möglich wäre auch der Export des Plans als JPEG-Datei (siehe weiter unten) und die Bearbeitung in einem Zeichenprogramm. Als einfachste Lösung würde sich die App Ausschneiden & Skizzieren anbieten. Oder der Import der PDF-Datei in Concepts.
Wenn es schnell gehen soll: Microsoft Edge
In Windows selbst bietet sich als einfaches hauseigenes Tool für handschriftliche Ergänzungen der Browser Edge von Microsoft an (Abspeichern später nicht vergessen). PDF mit Kontextmenü „Öffnen mit…“ in Edge laden, Stift auswählen und loslegen. Sie können in den Einstellungen unter „Standardprogrammen“ einstellen, mit welchem Programm ein PDF immer geöffnet werden soll. Sie können Text farbig markieren und Kommentare hinterlegen, die auch in anderen Programmen gelesen werden können. Da in den letzten Jahren ein technisch notwendiger Umbau vom alten Edge zum neuen Edge erfolgt ist, empfehle ich nur die aktuellste Version zu verwenden.
Achtung: In Edge werden handschriftliche Anmerkungen aber derzeit nicht „eingebettet“ und können daher in anderen Programmen leicht wieder gelöscht werden. Die Einbettungsfunktion soll erst noch im Laufe des Jahres 2022 kommen. Als Zwischenlösung kann man den Tipp unten anwenden.
Vorteil: Bei vielen PDF-Dateien, die gleichzeitig geöffnet sein müssen, verliert man mit den Tabs in Edge nicht so leicht den Überblick. Mit dem neuesten Windows-Release vom Herbst 2020 sieht man Tabs in Edge in der Programm-Vorschau wie einzelne Programme und kann leicht hin- und herwechseln. Sehr praktisch. Zwar können auch Chrome und Firefox PDFs in Tabs öffnen, aber eine Stift-Funktion ist nicht vorhanden.
Tipp
Wenn das Dokument schnell als nicht veränderbare Bilddatei gedruckt werden soll
Auf jedem Windows-10-System gibt es einen vorinstallierten PDF-Drucker: Microsoft-Print-to-PDF. Hier werden handschriftliche Elemente eingebettet, alle Schriften und Vektorgraphiken in eine Bildebene umgewandelt und sind später nicht mehr so leicht editierbar. Bei sehr kleinen Schriften, geht es leider zu Lasten der Lesbarkeit. Für gute PDF-Editoren ist diese Art der Sicherung zwar auch keine Hürde, da sie alte Objekte wieder erkennen können, doch es ist immer noch besser als nichts zu unternehmen.
Programme aus dem Microsoft App-Store
Im App-Store sind für die Stiftnutzung viele gute Programme verfügbar: Drawboard PDF, PDF Ink, Inkodo, XODO (letzteres vollkommen kostenlos, dafür stürzt es bei großen Dateien gerne ab) oder PenBook, um nur einige zu nennen. PenBook ist eine optische Kopie der App Ausschneiden & Skizzieren. Beim Öffnen eines PDF wird automatisch eine Bilddatei erzeugt, die beschriftet werden kann (wie auch bei Inkodo oder Concepts). Leider ist bei diesen Programmen die Zoomstufe begrenzt und damit sind sie für hochauflösende PDFs im Ingenieurbereich unbrauchbar (Ausnahme Concepts).
Die Programme aus dem Store erkennen automatisch, dass der Stift zum Schreiben genutzt werden soll. Optionales Schreiben mit dem Finger muss extra aktiviert werden. Was generell den Eindruck etwas trübt: beim Auswählen einer anderen Stiftfarbe oder Stifts kann mit dem Finger nicht mehr gezoomt werden kann, das Auswahlmenü muss erst wieder beendet werden. Da es grundsätzlich so ist, scheint es technische Gründe zu haben. Das stört in der Handhabe bei Xodo z.B. sehr viel mehr als bei Inkodo, dafür ist in Xodo ein PDF auch auf Objektebene editierbar.
Die volle Funktionalität der meisten Apps aus dem Store kann man nur über die Bezahlung eines Geldbetrags bekommen. Aber das ist in Ordnung. Doch dazu braucht man wieder einen Microsoft-Account, sonst funktioniert es mit dem Bezahlen nicht, und daher sind diese Programme in Firmen nicht verfügbar.
Drawboard wäre von der Funktionsvielfalt und dem Schreibgefühl fast die perfekte Anwendung, wenn es bei großen Dateien nicht sehr langsam würde. Das Zoomen und Verschieben mit den Fingern macht keine Freude mehr, die mehrere Sekunden lange Denkpause irritiert. Unpraktisch ist auch, dass Anmerkungen wie in Acrobat oder PDF-Exchange sofort als bewegliche Objekte wieder aus Versehen verschoben werden können.
Programme, die ohne App-Store installiert werden können
PDF-Exchange kann ohne Store installiert werden und hat – man merkt es – die Stifttauglichkeit nachträglich dazu programmiert bekommen. Doch PDF-Exchange glänzt in der kostenpflichtigen Version vor allem mit der Vielzahl an professionellen Funktionen, die gerade für Planer und Architekten von Bedeutung sind. Der Stift findet sich unter „Werkzeuge – Anmerkungen – Stift“ und kann auch in der kostenfreien Version genutzt werden. Hier können Anmerkungen auch so eingebettet werden, dass sie nicht mehr so leicht löschbar sind (nur Vollversion). Der Strich wird geglättet, reagiert auf Druck und sieht sehr gut aus; ein großer Vorteil gegenüber anderen Programmen. Verschiedene Stifte in unterschiedlichen Farben und Strichstärken kann man hinterlegen und mit dem Kontextmenü unter Stift leicht aufrufen.
Leider erkennt PDF-Exchange in der Bedienung nicht, ob man mit dem Stift oder Finger den Bildschirm berührt und macht immer einen Strich. So ist das Zoomen auf dem Tablet schwierig. Will man mit dem Fingern zoomen oder das Bild verschieben, muss man vorher das Handsymbol anklicken, also dem Programm mitteilen, dass man seine Finger benutzen möchte. Oder man benutzt grundsätzlich zwei Finger zum Verschieben und Zoomen. Intuitiv geht leider anders.
Nicht getestet habe ich eine Reihe von hochprofessionellen Programmen, die nur über Kauf die Stiftbearbeitung ermöglichen wie z.B. PDF-Architekt. In der Free-Version ist mit allerdings ein schwerfälliges Navigieren in großen Plänen aufgefallen. Auch belegt das Programm mit 0,3 GB ordentlich Speicherplatz und erinnert eine penetrant an die Option zum Kauf.
Der Acrobat-Reader war lange Zeit für die Stift-Nutzung eher etwas schwerfällig und damit habe ich mich sehr höflich ausgedrückt. Man konnte zwar Kommentieren und Markieren, aber das war kompliziert zu bedienen. Doch seit neuestem wird der Stift meist automatisch erkannt, die Strichglättung ist besser geworden, nur die Drucksensitivität wird noch nicht unterstützt. Allerdings enthält die Vektorlinie oft seltsame Artefakte, die wie kleine Ausbrüche aussehen.
Insgesamt ist die Handhabung jedoch immer noch weit von intuitiv entfernt. Wer es ausprobieren möchte: der Stift ist in der „Kommentarfunktion“ versteckt (unter den Werkzeugen versteckt, am besten danach suchen). Und es gibt das gleiche Fingerproblem wie bei PDF-Exchange. Noch umständlich ist das Löschen, da der Radiergummi nicht automatisch die ganze Linie erfasst. Besser man löscht den „Kommentar“ in der Randspalte oder man selektiert die Linie als Objekt und löscht sie.
Dafür eignet sich der Reader – auch in der kostenlosen Version – hervorragend, um eine vorher eingescannte Unterschrift als transparentes PNG einzubetten. Sie können auch direkt eine Unterschrift mit dem Stift anlegen und immer wieder einfügen.
Der ungewöhnliche Weg: PDF mit Word öffnen und unterschreiben
Eine ungewöhnliche Methode, ein PDF mit schöner Schrift zu unterschreiben ist die Öffnung in Word. Bei einfachen PDFs wird das Layout nicht verändert und es steht die wirklich gute Stiftunterstützung von Word zur Verfügung. Nach der handschriftlichen Überarbeitung kann das Dokument wieder als PDF gedruckt werden. Das funktioniert nur bei nicht geschützten Dokumenten und ist eher etwas für den seltenen Fall, aber möglich.
Auch möglich: der kreative Weg für große Pläne mit JPG
Große Pläne im Architekturbereich lassen sich auch immer als hochaufgelöste JPG-Datei exportieren. Öffnet man diese z.B. mit der App Ausschneiden & Skizzieren, lassen sich schöne handschriftliche Anmerkungen durchführen. Da die App den Finger ignoriert, wenn der Stift verwendet wird, kann man lässig im Plan zoomen und schieben. Solange die App nicht geschlossen wird, und man nur zwischenspeichert, sind alle Anmerkungen noch zu löschen. Erst beim nächsten Öffnen sind sie fest eingebettet. Sicher ein etwas ungewöhnlicher Weg, aber wenn die Dateien beim Empfänger oder auch später nicht editierbar sein sollen, warum nicht?
Oder man öffnet die Datei in Photoshop bzw. dem kostenfreien Sketchbook. Hier kann die Anmerkung auf einer separaten Ebene durchgeführt und immer wieder editiert werden. In Photoshop könnte man zusätzlich Strecken messen, Flächen ausrechnen und Objekte zählen.
Concepts ist zwar ein Programm zum Zeichen und Skizzieren, aber es erlaubt auch das Importieren und Exportieren von PDFs. Beim Import wird die Bilddatei automatisch erzeugt und liegt dann als eine Ebene vor, die handschriftlichen Notizenkönnen in einer weiteren Ebene hinzugefügt werden. Die hervorragende Stiftunterstützung steht zur Verfügung und macht die Bedienung zum Genuss. Beim Export wird wieder ein PDF erzeugt, aber es ist in Wahrheit eine Bilddatei mit einer Ebene im PDF-Container. Nichts kann mehr im PDF editiert werden. Für eine reine Bestandsaufnahme auf der Baustelle aber durchaus eine Überlegung wert.
Wie mache ich es?
Wenn es nur um schnelle Anmerkungen geht, nutze ich Edge. Wenn ich große Dateien öffnen muss und handschriftliche Anmerkungen ergänzen will, nutze ich Drawboard oder PDF-Exchange. Wenn ich eine perfekte, eingescannte Unterschrift einfügen will oder das Dokument editieren muss, nutze ich den Acrobat Reader. In letzter Zeit verwende ich auch immer öfter PenBook oder Inkodo. Müsste ich große Pläne auf der Baustelle mit Anmerkungen versehen, würde ich sie als JPG nach Concepts laden und die Anmerkungen in verschiedenen Ebenen schreiben.
Das eine perfekte Tool für alles habe ich leider noch nicht gefunden. Für Tipps und Hinweise bin ich jederzeit sehr dankbar.
