12 ganz persönliche Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung am Arbeitsplatz 1

12 ganz persönliche Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung am Arbeitsplatz

Häufig bekomme ich Anfragen zum digitalen Arbeiten und dem besten Weg dahin. Oft wird ein Tablet mit Stift gekauft, z.B. ein Surface, und nach einer Weile kommt die Enttäuschung, dass der digitale Umstieg ins Stocken geraten ist. Der Grund ist immer der gleiche: es gibt keinen klaren Plan, die Erwartungen sind unrealistisch, die Frustration ist groß. Um die Vorbereitung zur erfolgreichen Digitalisierung mit mehr Struktur angehen zu können, hier meine Liste mit 12 Tipps, die Sie beachten sollten.

Tipp 1 : Beantworten Sie sich die Frage: Warum will ich digital arbeiten?

Diese Frage sollten Sie sich als erstes stellen und beantworten. Ist es Ihnen ein Bedürfnis oder müssen Sie, wollen aber nicht? Was versprechen Sie sich davon? Mehr Freiheit? Mehr Möglichkeiten? Sind Sie genervt vom ewigen Hin und Her zwischen Papier und digitalem Raum? Welchen Nutzen erhoffen Sie sich? Wenn Sie nicht hochmotiviert sind und es wollen, wird es nicht funktionieren. Denn Sie müssen viel an der Art und Weise, wie Sie arbeiten, verändern. Und man sollte anfangen, digital zu denken. So intuitiv wie man Stift und Papier nutzt, so intuitiv muss das digitale Arbeiten sein. Was Sie in der analogen Welt im dreidimensionalen Raum vor sich sehen, ist in der digitalen Welt nur über das zweidimensionale Fenster eines Bildschirms zu sehen. Ganz viel ist vorborgen und muss sich vorgestellt werden.

Wie war es bei mir?

Ich war genervt. Entweder waren die Dateien auf dem Notebook oder dem Tablet oder dem Smartphone oder im Notizbuch und nie waren sie auf dem gleichen Stand. Und unterwegs hatte ich immer irgendetwas nicht dabei. Ich war genervt. Das analoge Arbeiten war nicht mehr zeitgemäß, die Kombination war noch schwieriger. Meinen Weg zum digitalen Arbeiten habe ich im Detail in diesem Blogeintrag beschrieben: Wie die Digitalisierung mein Arbeiten verändert hat.

Tipp 2 : Definieren Sie genau, was Sie digital umsetzen wollen

Sind es Briefe aus Papier? Wollen Sie digital unterschreiben und nicht mehr ausdrucken, analog unterschreiben, einscannen? Wollen Sie Dokumente wie Präsentationen nur noch digital verteilen? Wollen Sie nichts mehr ausdrucken und alles rein digital mit handschriftlichen Anmerkungen versehen? Wollen Sie alle Notizen und To-Do-Listen digital erstellen? Müssen Sie digitale Skizzen erstellen?  Wo nutzen Sie derzeit Papier und wie können oder wollen Sie es einsparen? Jeder hat andere Scherpunkte und mit denen sollten Sie beginnen.

Wie war es bei mir?

Beim langsamen Übergang von analog zu digital ergab sich automatisch die Notwendigkeit, einen digitalen Speicher für digital erfasste Inhalte zu haben: das war OneNote und dessen immer intensivere Nutzung. Ich fing mit der Desktop-Variante an, aber nutze mittlerweile fast nur noch die App für Windows 10. Sie ist für das Tablet und die Nutzung mit Stift viel besser geeignet. Dann kam die Notwendigkeit, digitale Dokumente mit Notizen zu versehen, Skizzen anzufertigen und irgendwann war es so weit: ich musste rein digital zeichnen. Anders war die Illustration nicht mehr wirtschaftlich zu stemmen. Dafür nutze ich Photoshop und die App Concepts.

Tipp 3 : Ein Bildschirm ist nicht genug

Wie viele Endgeräte brauchen Sie? Eine der größten Einschränkungen beim digitalen Arbeiten ist der Bildschirm. Liegen auf dem Schreibtisch fünf Blatt Papier mit Notizen, sehen Sie sie alle gleichzeitig. Auf dem Bildschirm sehen Sie gleichzeitig nur eines, maximal zwei. Brauchen Sie daher zwei Bildschirme? Oder vielleicht sogar zwei Computer? Oder einen PC und ein Tablet? Wie machen Sie die handschriftlichen Eingaben? Mit einem digitalen Stift? Direkt auf einem Tablet oder auf einem angeschlossenen Wacom-Pad (oder ähnlichem)? Die Hardware hat einen sehr großen Anteil am Erfolg der digitalen Umstellung. Es ist allerdings schwierig, schon am Anfang genau zu wissen, was man später brauchen wird. Mit der Digitalisierung wird sich Ihre Arbeitsweise ändern. Bleiben Sie offen und flexibel.

Wie war es bei mir?

Mit einem Notebook fing ich an. Dann kam ein externer Bildschirm. Anfangs hatte ich noch ein externes Grafiktablet ohne aktiven Bildschirm, dann ein Surface Pro2, auf dem ich direkt schreiben konnte. Derzeit nutze ich drei Tablets und einen externen Monitor. Ein Surface Pro 6 ist mein Hauptgerät, ein altes Surface Pro 4 ist mein „Ersatz“ und Kontrollmonitor bei den vielen Online-Schulungen, Teams- und Zoom-Konferenzen. Ein Surface Go 2 ist mein digitaler Block und Nachdenkgerät. Da es viel leichter ist als das Surface Pro, und auch länger läuft, nutze ich es gerne zum Notieren, zum Zeichnen, zum Surfen, zum Konsumieren und Denken.

Lange Zeit hatte ich nur ein Surface Pro 4, und auch das war in Ordnung. Doch was ich mittlerweile sehr schätze ist, schnell das Surface Go zu schnappen und woanders weiterzuarbeiten. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht aus Ideen entwickeln und Entwürfe erstellen. Das kann ich schlecht am Schreibtisch, ich muss woanders hingehen. Mein Pro 6 ist zwar schneller und größer, aber auch schwerer und damit schlechter zu halten, wenn ich mich zum Nachdenken irgendwo „hinfletze“. Hier nehme ich jetzt immer das Go. In diesem Fall ist der Tipp 9 essentiell.

Tipp 4 : Legen Sie die Software fest, mit der Sie digital arbeiten wollen

Nutzen Sie Apple, Microsoft oder Android? Warum entscheiden Sie sich für oder gegen ein Betriebssystem? Was kann das eine, was kann das andere? Im zweiten Schritt: Welche Software nutzen Sie im Detail? Wie erstellen Sie Notizen, wie verwalte Sie diese? Wie gehen Sie mit Texten um? Wie machen Sie Anmerkungen in Excel-Dateien? Wie nutzen Sie den Stift in Präsentationen? Wie verwalten Sie Ihre Aufgaben? Wie machen Sie allgemein Anmerkungen zu „was auch immer Sie auf dem Bildschirm sehen?“

Wie war es bei mir?

Ich fing mit Microsoft an und bin bisher bei Microsoft geblieben. Interessieren würde mich auch die Welt von Apple oder Android, aber ich konnte mich bisher nicht dazu motivieren. Entscheidend ist es, sich in der eigenen Welt gut auszukennen. Bei Microsoft kenne ich die Macken, ich weiß, wann es ein Fehler ist und das System nicht normal funktioniert. Ganz nach dem alten Spruch in der IT-Welt: „It’s a bug and not a feature!“ Und ich weiß, wie ich Probleme beheben kann. Bei Apple oder Android müsste ich es neu lernen.

Tipp 5 : Lernen Sie die Software gut kennen, mit der Sie arbeiten wollen

Digitales Arbeiten ist so viel mehr als nur in einer App auf dem Smartphone ein paar Videos zu konsumieren. Ohne solide Grundkenntnisse zu Betriebssystem, Dateisystem und sehr gute Kenntnisse der genutzten Software werden Sie nicht glücklich werden. Die Software ist Ihr Handwerkszeug und erst wenn Sie dieses beherrschen, klappt es mit dem digitalen Arbeiten. Zudem kommen mittlerweile laufend neue Funktionen hinzu, die meist nur unzureichend, wenn überhaupt erklärt werden.

Wie war es bei mir?

Als ich 1988 mit dem Computer anfing, kaufte ich mir als Student einen ganzen Stapel Bücher zu DOS, Word, Lotus, dBase etc. Die Bücher haben weh getan, denn sie waren teuer. Alle habe ich Seite für Seite durchgearbeitet. Mit der Zeit entwickelte ich ein intuitives Gespür für die Funktionsweise von Software. Später habe ich das gleiche Vorgehen bei den Adobe-Programmen gewählt und so Photoshop und Illustrator gelernt. Heute gibt es jede Menge wirklich guter Tutorials umsonst, entweder beim Hersteller oder von Anwendern auf Youtube. Auf diese Art und Weise habe ich im letzten Jahr die Nutzung von After Effects und Premiere gelernt. Sie sehen: ohne Lernen geht es nicht wirklich.

Tipp 6 : Gestalten Sie die Schnittstelle von der analogen zur digitalen Welt

Wie digitalisieren Sie anfallendes Papier? Nutzen Sie einen Scanner? Oder nutzen Sie die Kamera Ihres Tablets oder Smartphones? Wie können Sie später mit den „Bildern“ arbeiten? Die Schnittstelle muss bequem sein, beliebig verfügbar sein und gut funktionieren.

Wie war es bei mir?

Anfangs nutzte ich nur einen Scanner. Mittlerweile verwende ich auch die Kamera des Smartphones und der Surfaces mit der Einstellung für Dokumentenscan. Ich weiß aus Erfahrung, welche Kamera und welche Software für welche Anforderung gut ist. Wie immer im Leben gibt es nicht die eine Variante, sondern es ist eine Kombination aus verschiedenen Werkzeugen.

Tipp 7 : Organisieren Sie Ihre Daten

Ein Blatt Papier mit Notizen auf dem Schreibtisch findet man schon irgendwie wieder. Auf dem PC ist das fast unmöglich. Können Sie in der analogen Welt „lässig mit Zettelkram“ arbeiten, erfordert es in der digitalen Welt viel Disziplin. Bereits bei der Erstellung einer Datei sollten Sie immer daran denken: wie kann und will ich die Datei wiederfinden? Über eine Ordnerstruktur oder über eine intelligente Suche? Oder über beides? Was muss im Dateinamen enthalten sein, damit ich die Datei auf alle Fälle wiederfinde?

Wie war es bei mir?

Es war ein Learning by Doing mit vielen Schmerzen. Mittlerweile nutze ich eine sklavisch eingehaltene Ordnerstruktur, die Dateinamen sind so aussagekräftig wie möglich und ich verwende die Suche in Windows 10. Und so kann ich es empfehlen. Digitales Arbeiten verlangt viel Ordnung und Disziplin. Es ist wie in der binären Welt: 0 und 1. Es gibt nichts dazwischen.

Tipp 8 : Sichern, Sichern, Sichern

Wie garantieren Sie den Zugriff auf die Daten, wenn der PC ausfällt? Wie viele Kopien der Daten wollen Sie oder müssen Sie haben? Welche Sicherungsstruktur verfolgen Sie und welche Systeme nutzen Sie dafür? Ein Totalverlust der Daten ist das schlimmste, was einem digitalen Arbeiter passieren kann. Es ist vergleichbar mit einem abgebrannten Haus. Apropos: brennt das Haus ab und alles ist verschmort, haben Sie dennoch Zugriff auf die Daten?

Wie war es bei mir?

Nach meinem ersten Totalverlust begann ich manuell zu sichern. Und damals war es nur auf großen Disketten möglich und war sehr mühsam. Später kam die mobile Festplatte dazu, auf der ich in regelmäßigen Abständen sicherte. Heute ist es ein permanentes Backup über die Cloud und gleichzeitig eine Sicherung auf eine Festplatte im Büro. Um die Gefahr durch Ransomware-Attacken zu minimieren, wird die Festplatte nur alle paar Tage automatisch angeschaltet und holt sich die Dateien. Die bordeigenen Mittel von Windows 10 reichen für meine Fälle völlig aus. Sehr praktisch finde ich automatische Sicherung von Versionen. Schon oft hat es mich gerettet, wenn ich eine ältere Variante einer digitalen Zeichnung wieder hervorkramen konnte.

Tipp 9 : Ablage der zahllosen Passwörter mit System

Je digitaler Sie arbeiten, umso mehr Passwörter sammeln sich an. Nutzen Sie für die Speicherung digitale Tools oder Papier? Wie sichern Sie Ihre digitalen Portale ab? Nutzen Sie zusätzlich das Smartphone oder andere Methoden? Stichwort 2-Faktor-Authentifizierung und Identitätsdiebstahl. Es gibt mittlerweile viele Möglichkeiten verschlüsselte Container für die Ablage und Organisation der Passwörter zu verwenden. Sie sollten dabei immer an die Redundanz denken. Wie können Sie von verschiedenen Geräten auf die gleichen Daten zugreifen und gibt es Kopien? Ich erlebe es täglich im Bekanntenkreis, dass die Passwörter irgendwohin geschrieben werden, wo man sie später mit Garantie nicht mehr wiederfindet. Oder man denkt: das kann ich mir merken. Eine Woche später ist es definitiv vergessen.

Wie war es bei mir?

Anfang schrieb ich alles auf Papier. Auch ohne Struktur. Das Finden war das große Problem. Später erstellte ich kleine TXT-Dateien, die ich in einem verschlüsselten Ordner ablegte. Wie ich es heute mache, will ich hier nicht öffentlich verraten. Wichtig ist allerdings, dass Sie von überall her auf die Daten zugreifen können.

Tipp 10 : An der Cloud werden Sie kaum vorbeikommen

Die Frage dabei lautet: müssen Sie von verschiedenen Geräten auf Ihre Daten zugreifen? Zum Beispiel, wenn Sie zwei Geräte verwenden wie Tablet und Smartphone. Dann kommen Sie um die Nutzung einer Cloud nicht herum, da sonst die wechselseitig genutzten Daten nicht synchron zu halten sind. Welche Cloud Sie dabei verwenden dürfte unerheblich sein. Nutzbarkeit und Integration in das eigene Betriebssystem sind hier die Kriterien. Es ist auch wichtig zu verstehen, wie die Synchronisierung funktioniert, um Fehler zu vermeiden.

Wie war es bei mir?

Als es die Cloud im öffentlichen Bewusstsein noch gar nicht gab, nutzte ich schon ein Software-Tool von Microsoft (Skydrive), um die Daten auf Smartphone und zwei Notebooks synchron zu halten. Heute verwende ich die Cloud im Office 365-Paket und bin sehr zufrieden. Sehr praktisch finde ich die Möglichkeit, große Dateien direkt aus dem Dateiexplorer via Link teilen zu können und nicht mehr per Email verschicken zu müssen.

Tipp 11 : Digitales Arbeiten erfordert neues Denken, und lernen Sie zu suchen

Wenn Sie mit Papier arbeiten, sehen Sie alles vor sich, Sie sehen die „Lage der Zettel im Raum“. Sie können mit den Fingern durch ein Dokument wandern. Im digitalen Raum sehen Sie dagegen nur den Bildschirm und eine Dateistruktur, das „Sehen“ der Dateien, die Lage im Raum findet rein im eigenen Kopf statt. Sie können nicht mehr schnell durch einen Ordner blättern und erfühlen, wo sich was befindet. Die digitale Welt ist eine gefühllose Welt ohne Haptik und ohne dem Geruch von Papier. Was das „Blättern“ in der alten analogen Welt war, ist die „Suchfunktion“ in der neuen digitalen Welt. Lernen Sie zu suchen, dann werden Sie finden.

Wie war es bei mir?

Als ich anfing, einen digitalen Kalender in Outlook und auf dem PDA (Vorgänger der Smartphones) zu nutzen, bin ich anfangs fast verzweifelt. Zudem war die Software damals vor 20 Jahren nicht annähernd so gut wie heute. Es hat ein halbes Jahr gedauert, bis ich den digitalen Kalender lieben lernte. Die größten Schwierigkeiten hatte ich mit dem „virtuellen Denken“ im Kopf. Später, als ich anfing, Dokumente nicht mehr zu drucken, sondern als PDF zu lesen und daraus zu lernen, merkte ich, dass es viel schwerer ist, sich etwas zu merken. Es fehlte die Personalisierung des Blattes, die haptische wie visuelle Erfahrung, der Geruch und das Schreiben mit der Hand. Heute ist das mit Tablets endlich kein Problem mehr. PDFs, aus denen ich lernen muss, wandern sofort nach OneNote und werden mit zahllosen Notizen versehen und mit kleinen Zeichnungen „verschönert“.

Tipp 12 : Machen Sie sich einen Plan mit kleinen Schritten

Was ist Ihr erster Schritt? Alles auf einmal zu machen, wird Sie überfordern. Sie brauchen einen Plan. Legen Sie sich eine Strategie der kleinen Schritte zurecht, um Frustration zu vermeiden. Nichts ist so schwer zu verlernen wie alte Gewohnheiten. Und geben Sie sich Zeit. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut.

Wie war es bei mir?

Es war ein langsamer Übergang. 1988 kaufte ich meinen ersten PC. Aber erst seit ungefähr 5 Jahren arbeite ich wirklich zu 99% papierfrei, also erst 28 Jahre später. Ohne Surfaces, Stift und OneNote wäre das nicht möglich. Es war ein Übergang mit vielen kleinen Schritten. Da ich alles selbst ausprobieren musste, gab es auch viele Fehler. Doch auch über diese habe ich viel gelernt.

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Nichts ist so schwer zu verlernen wie alte Gewohnheiten

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Dr. Wolfgang Irber

Wolfgang ist Illustrator im B2B-Bereich und überzeugter Surface-Pro-User. Er visualisiert Visionen & Strategien, leitet und illustriert Workshops, begleitet Führungskräfteseminare, unterrichtet Sketchnoting und erklärte die kreative Nutzung eines Surface in Kursen. Sein wichtigste Arbeitsmittel ist immer der Stift. Ob auf Papier oder digital auf seinem Surface. Im Blog, auf LinkedIn, Instagram, Twitter und Facebook berichtet er mit spitzem Surface Pen regelmäßig über ganz persönliche Erfahrungen aus der Welt der Illustration und der Digitalisierung.