Das Problem
Komplexe Zusammenhänge über viele Abteilungen hinweg einheitlich zu kommunizieren ist schwierig. Noch schwieriger ist es, wenn daran ein Veränderungsprozess geknüpft ist.
Jede und Jeder hat unterschiedliche Vorstellungen. Ein gemeinsames Zielbild liegt nicht vor. Eine Diskussion ist wenig zielführend, da keine gemeinsame Basis vorliegt.
Die Lösung
Eine Möglichkeit schnell einen Konsens zu erreichen, ist ein Tagesworkshop, in dem die verschiedenen Stakeholder selbst kreativ werden und ihre Vorstellung und ihr Problem-Verständnis zu Papier bringen.
In vielen Schritten zum gemeinsamen Bild
- Jeder bringt zuerst sein Bild, sein Verständnis, seine Vorstellung zu Papier.
- Dann diskutiert jeder mit jedem seine Vorstellung in einem Zweiergespräch.
- Danach müssen drei Teilnehmer ein gemeinsames Bild erzeugen und wieder mit den anderen Gruppen diskutieren.
- Zuletzt bleiben nur zwei Gruppen übrig, die jeweils EIN großes Bild erstellen, das dann in der großen Runde diskutiert wird.
Bei ca. 10 Teilnehmern ergeben sich so drei Runden, die an einem Tag gut zu schaffen sind.
Meine Aufgabe
Meine Aufgabe ist es, aus diesen zahlreichen Bildern der Gruppen ein für alle akzeptiertes Bild zu generieren, das am nächsten Tag vorgestellt und nochmals diskutiert wird.
Zuletzt wird diese Skizze in der Diskussion mit größeren Teams weiter verfeinert, bis am Ende das eine Bild entsteht, mit dem jeder die Kommunikation nach außen tragen kann. Die Teamdiskussion von den einzelnen Stakeholdern selbständig durchgeführt.
Aufgrund der vielen Diskussionen kann dieser letzte Schritt lange dauern, doch es lohnt sich, denn das ist genau der Schritt, in dem ein gemeinsames Verständnis quer über die Abteilungen erreicht wird.
Aus den ersten Skizzen, damals 2015 noch auf Papier und mit Bleistift, wurde nach vielen Diskussion die digitale Variante erstellt. Für das Intranet wurde das Bild mit vielen Erklärungen versehen, die als klickbares Bild zu weiteren Erläuterungen führten.
Fazit
Eine immer wieder spannende Erfahrung ist der Beginn des Diskussionsprozesses, der durch die Bilder in Gang kommt. Ohne diese gemeinsam erstellten Bilder könnte nie so konkret und effizient diskutiert werden.
Die finale Festlegung auf ein gemeinsames Zielbild ist auch für die Firma selbst ein oftmals reinigender Prozess, der sonst so nicht stattfinden würde.
