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Die bessere Videokonferenz mit Stift & Touch

Videokonferenzen sind in der globalen Geschäftswelt seit Corona nicht mehr wegzudenken. Der alltägliche Einsatz von Zoom, Teams, Skype, Jitsi etc. hat uns über Nacht zu Experten in Sachen Videokonferenz werden lassen. Mit einer Schwachstelle: Wurde früher in einem Meeting zur Abwechslung auch ein Flipchart oder Whiteboard verwendet, sind es heute in der Online-Welt wieder ganz klassische Präsentationen, so wie früher. Und leider etwas eintönig.

Doch es geht auch anders und das ganz einfach. Besitzen Sie zufällig ein 2-in-1-Gerät wie z.B. ein Surface mit Surface Pen oder ein iPad mit Apple Pencil? Mit Stift & Finger können Sie ohne großen Aufwand viel mehr Leben in Ihre Präsentation oder Videokonferenz bringen. Wechseln Sie die Tools ab, lenken Sie die Aufmerksamkeit der Zuseher. Alle Tipps unten habe ich bisher noch nie bei jemandem beobachtet. Seine Sie digitaler Pionier*in und trauen Sie sich.

Mit Stift und Touch in PowerPoint: Die sichtbar bessere Art zu präsentieren

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Mit Stift und Touch mehr Leben in eine Präsentation bringen

Option 1 : Markieren mit dem Stift in einer laufenden Präsentation

In einer laufenden PowerPoint-Präsentation kann man seit zwei Jahrzehnten mit einem Stift oder der Maus etwas zeichnen. Damit meine ich nicht, als Illustrator aktiv zu werden, sondern mit dem Stift den Fokus der Zuschauer zu lenken. Etwas zu umkreisen, zu unterkringeln, abzuhaken, einen Pfeil zu setzen oder wenige Worte zu ergänzen. Das geht einfach und ist gerade bei eher informellen Videomeetings eine gute Möglichkeit, viel interaktiver und für die Zuschauer spannender zu präsentieren. Es muss nicht perfekt aussehen. Aber es hilft den Zuhörern. Doch übertreiben Sie nicht, denn zu viele Anmerkungen machen die Folie schnell unübersichtlich. Lieber zwischendurch wieder etwas radieren.

Wenn die Präsentation gestartet ist, finden Sie den Stift in der Präsentationsansicht in der Ecke unten links, wenn Sie sich mit dem Stift dem Bildschirm nähern. In der Präsenteransicht ist der Stift ebenfalls links unten, unterhalb der Vorschau des altiven Bildes. Derzeit gibt es nur die Wahl zwischen Stift und Marker mit verschiedenen Farben. Die Stiftdicke läßt sich nicht einstellen.

In einer Präsentation mit Stift Anmerkungen machen, die jeder sehen kann
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Die fertige PowerPoint-Folie

Option 2 : Handschrift in PowerPoint animieren

Sie können in der Vorbereitung einer Präsentation auf eine Folie etwas schreiben oder zeichnen und später animiert wiedergeben lassen. So, als würden sie es aktuell schreiben oder zeichnen. Das sieht ziemlich cool aus. Erst schreiben, dann jedes Wort einzeln gruppieren und als Animationsblock unter Animation hinzufügen mit „Wiederholen“.  Aber auch hier gilt: nicht übertreiben.

Die eigene Handschrift animiert in PowerPoint wiedergeben lassen

Option 3 : Zoomen in einer Präsentation

PowerPoint erlaubt es, in eine Folie hineinzuzoomen und das Bild zu verschieben. Am einfachsten geht es mit dem Doppeltipp des Fingers auf die Stelle, die gezoomt werden soll. Es gibt dabei nur eine Zoomstufe. Um den Zoom rückgängig zu machen, reicht ein weiterer Doppeltipp. Von der klassischen Zweifingerbewegung rate ich ab. Meist setzt man beide Finger nicht gleichzeitig auf und wandert stattdessen eine Folie weiter.

Wollen Sie mehr in Folien hineinzoomen, empfehle ich die Folien nach OneNote zu drucken und von dort zu präsentieren oder aus der Folie ein PDF erstellen und mit einem einfachen PDF-Anzeiger in der Vollansicht zu arbeiten. Edge oder auch Drawboard sind dazu ganz gut geeignet. Man hat zwar keine reine Vollbildansicht wie in PowerPoint und kann auch nicht automatisch weiterklicken, aber für mehr informelle Präsentationen mit Meetingcharakter ist das wunderbar geeignet.

In eiiner Präsentation imitDoppeltipp in die Folie zoomen . Heraus geht es ebenfalls wieder mit Doppeltipp.

Flipchart & Whiteboard: das gibt es auch in der digitalen Welt und es hat viele Vorteile

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Das gute alte analoge Whiteboard auch in die digitale Welt bringen. Weiter unten sehen Sie die digitale Variante dieses Bildes, erzeugt in Microsoft Whiteboard

Option 1 : Leere Folie in PowerPoint nutzen

Sie wissen, wann Sie in der Präsentation ein ganz einfaches Flipchart brauchen? Fügen Sie an dieser Stelle eine leere Folie ein und schreiben Sie darauf, wie unten im Video gezeigt. Leider haben Sie nur einen relativ dünnen Stift mit wenigen Farben zur Verfügung und keine weiteren Zeichenoptionen, wie in OneNote oder Whiteboard. Auch das elegante Zoomen und Verschieben ist limitiert. Dafür ist es eine schnelle Lösung.

In einer Präsentation eine leere Folie als Flipchart nutzen

Option 2 : OneNote als Flipchart/Whiteboard einsetzen

Sie brauchen mehr Zeichenoptionen, als im Präsentationsmodus von PowerPoint zur Verfügung stehen? Wechseln Sie einfach zur App von OneNote für Windows 10 und aktivieren Sie den Fullscreen-Modus. Sie können verschiedene Stifte nutzen, radieren, ausschneiden, verschieben und die Zeichnung auch wiederholen lassen. Ich verwende die Windows-10-App zur Zeit viel lieber als die Desktop-Variante, aber das ist eine persönliche Geschmackssache.

Als Alternative kann auch OneNote als gutes Flipchart genutzt werden. Hier stehen mehr Stifte und Optionen zur Verfügung

Option 3 : Die Microsoft Whiteboard-App als Flipchart/Whiteboard verwenden

Sie wollen eine handschriftliche Tabelle erstellen oder arbeiten mit Notizen, die verschoben werden sollen, oder Sie brauchen Templates für ein Canban-Board etc.? Sie möchten, dass auch die Teilnehmer etwas abstimmen bzw. markieren können? Dann ist die Microsoft-App Whiteboard richtig für Sie. Allerdings, um sie wirklich intuitiv und flüssig bedienen zu können, empfehle ich vorher viel Übung, um auch mit den Fingern die Effekte zu erreichen, die man erreichen möchte. Die Größenänderung der Post-it-Zettel funktioniert z.B. nur mit den Fingern auf dem Touchscreen, mit Maus und Tastatur geht es nicht. Sehr praktisch ist die Möglichkeit Bilder über die Bing-Suche in das Whiteboard einzufügen.

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Das analoge Whiteboard-Foto von oben hier mit der Whiteboard-App rein digital erzeugt
Whiteboard ist eine klevere Zeichenapp, die mit vielen verschiedenen Tools punkten kann (Post-it Notes, Aufgabenlisten, vorgefertigte Schablonen für Canban, SWOT etc.

Option 4 : Ein analoges Flipchart einbinden

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Mit einem Smartphone in Teams ein analoges Flipchart einbinden

Sie haben ein Stativ und können Ihr Smartphone darauf befestigen? Sie haben ein Flipchart im Raum? Dann können Sie zum analogen Zeichnen und Schreiben auf das gute alte Flipchart mit Papier wechseln. Diese Methode eignet sich für einfache und große Skizzen, in denen Sie gerne mit der Hand etwas erklären und gibt dem digitalen Vortrag das besondere Etwas. Das Smartphone nutzen Sie als einfache Kamera für das Flipchart. Idealerweise kommt die Beleuchtung von rechts vorne oben, so dass beim Schreiben (wenn Sie Rechtshänder sind) der Schatten nicht die Schrift verdeckt. Für den perfekten Ton arbeiten Sie besser mit einem Ansteckmikro mit Kabel.

Der Aufwand ist größer als man zuerst denkt, aber die Verblüffung auf Seiten der Zuhörer lohnt der Mühe.

Allgemeine Probleme und verschiedene Lösungen

So hervorragend der Stift für eine bessere Präsentation geeignet ist, ich will nicht verschweigen, es gibt ein paar Probleme, auf die man in der Regel erst in der Anwendung stößt. Aber mit Kreativität lassen sie sich vermeiden oder zumindest mindern.

Problem 1 : Zeige ich mein Video-Bild oder die Lampe?

Beim Start einer Videokonferenz ist das Surface steil gestellt, damit die Kamera das Gesicht zeigen kann. Doch zum Zeichnen ist es bequemer, das Surface flach zu stellen. Aber dann zeigt die Kamera nur die Lampe bzw. die Decke. Das wirkt unprofessionell.

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Im linken Bild sind Sie in der Videokonferenz gut zu sehen, im rechten Bild ist das Surface flach gestellt und die Kamera zeigt den Bereich darüber, in diesem Fall die Lampe.

Lösung 1 : Das Problem ignorieren

Die einfachste Lösung ist es, das Problem zu ignorieren. Denn wenn Sie den Bildschirm teilen und zeichnen, konzentrieren sich die anderen Teilnehmer sowieso auf Ihren Bildschirm und nicht auf Ihr Video. Nach dem Teilen das Surface wieder steil stellen und Sie sind gut im Bild. Nur leider vergisst man oft, das Surface wieder steil zu stellen…

Lösung 2 : Statisches Bild in „mein Profil“ auf Teams hochladen und Kamera ausschalten

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Sie laden ein Bild von sich in das Konferenztool. Wenn Sie auf dem flachen Surface zeichnen, schalten Sie das Video aus und das Foto wird gezeigt. Nach dem Skizzieren schalten Sie das Video wieder ein, müssen allerdings vorher das Surface wieder steil stellen. Oder Sie lassen das Videobild grundsätzlich weg.

Ich empfehle grundsätzlich ein Bild von sich in Teams oder das genutzte Videotool hochzuladen. Für den Vortragenden ist nichts unmotivierender, als immer in ein dunkles Kachelfeld mit Buchstabenkürzeln blicken zu müssen. Wenn schon kein Video möglich ist, ein stehendes Bild ist immer möglich.

Lösung 3: Eine zweite externe Kamera nutzen

Wenn Sie oft für gemeinsame Diskussionen auf den „Alltogether View“ gehen und nicht jedesmal das Surface spontan steil stellen wollen, holen Sie sich besser eine externe Kamera. Oder Sie nutzen Ihre Smartphone und loggen sich mit den gleichen Nutzerdaten ein. Über das Smartphone zeigen Sie immer das Videobild, das Surface nutzen Sie für den Ton sowie zum Teilen des Bildschirms und zum Zeichnen. Wichtig: beim Smartphone das Mikrophon und die Lautsprecher ausschalten, sonst haben Sie sofort eine Rückkopplung und ein paar Freunde weniger. Hilfreich ist auch ein kleines Stativ, um das Smartphone gut ausrichten zu können.

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Das Smartphone als Kamera für Ihr Videobild nutzen. Wichtig: Ton und Lautsprecher aus.

Problem 2 : Meine Schrift ist krakelig und sieht peinlich aus

Lösung 1 : Immer Apps mit Strichglättung nutzen

Nutzen Sie zum Schreiben und Zeichnen nur Apps mit Strichglättung, soweit als möglich. Ohne Strichglättung ist der digitale Strich immer zittrig und krakelig. Der neue Browser Edge hat z.B. derzeit so gut wie keine Glättung in der PDF-Bearbeitung, vielleicht kommt da aber noch etwas. Ich würde es mir wünschen. OneNote hat eine gute Glättung, Whiteboard ist ok. Das einfache Tool „Ausschneiden & Skizzieren“ ist ebenfalls empfehlenswert. Sehr gut sind alle aktuellen Officeprogramme wie auch die meisten der kommerziell erhältlichen Apps.

Nur zur Information: In professionellen Zeichenprogrammen wie Photoshop läßt sich der Grad der Glättung einstellen. Ich verwende für das Zeichnen meistens einen Grad von 15%. Wenn es sehr gerade Linien werden soll, dann gehe ich auf 35%.

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Lösung 2 : Drucksensitivität bzw. Variation in der Strichdicke einstellen

Nutzt man die Drucksensitivität des Surface Pen oder des Apple Pencil, dann wird das Schriftbild durch die unterschiedlich dicken Linien noch eleganter. Unterschiedliche Strichstärke macht das Schriftbild natürlicher. Mit der App „Surface“ kann man das für Windows 10 entsprechend einstellen. Meine persönliche Lieblingsstärke ist in Richtung „federleicht“ die Stufe 3. Der Standard liegt bei 7. Beim leichten Drücken ist der Strich fein, beim festen Drücken ist der Strich dick ohne Variation. Schiebt man den Regler ganz nach rechts, reagiert der Stift nicht mehr auf Druck. Die Strichstärke ist immer maximal dick.

Leider unterstützen nicht alle Programme diese Funktion. Die Paint 3D-App von Microsoft z.B. ignoriert es, die Programme in Office 365 dagegen übernehmen die Einstellungen perfekt, auch OneNote für Windows 10. Mein Zeichenprogramm Photoshop sowieso. Bei einem größeren Windows-Update kann es leider passieren, dass die Drucksensitivität in der Surface-App wieder auf den Ausgangszustand zurückgestellt wird.

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Die Einstellung der Drucksensitiviät in der Surface-App

Lösung 3 : Die weichste Stiftspitze verwenden

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Nutzen Sie im Surface Pen die weichste Stiftspitze B, um so maximalen Widerstand der Stiftspitze zu bekommen. Die ausgelieferte Spitze ist übrigens die Härte HB. Die B kommt dem natürlichen Schreiben auf Papier am ehesten entgegen. Die 2H-Spitze ist mir persönlich viel zu glatt. Ich habe das Gefühl, auf der glasigen Oberfläche auszurutschen. Am besten probieren Sie die verschiedenen Spitzen aus und finden die optimale Spitze. Ein Satz ist für ca. 15€ zu bekommen. Im neuesten Spitzen-Kit sind übrigens nur noch die Größen 2H, HB und B vorhanden.

Bei einem iPad höre ich immer wieder, dass gerne Folien genommen werden, um das glatte Gefühl des harten Stifts zu mindern. Die Folien sollen dem Gefühl das Schreibens auf Papier sehr nahe kommen. Auf dem Surface habe ich es noch nie probiert.

Lösung 4 : Das Schreiben üben

Auf der glasigen Oberfläche elegant zu schreiben, ist reine Übungssache. Es ist noch kein digitaler Schreibmeister vom Himmel gefallen. So wie das Schreiben auf einem Flipchart, Whiteboard oder an der Tafel mit Kreide auch gelernt sein will. Wenn man es zum ersten Mal macht, fühlt man sich sehr unbeholfen, doch das vergeht.

Üben Sie ein Schriftbild ein, das mehr einer Druckschrift als einer Schreibschrift ähnelt.  So ist man gezwungen, die einzelnen Buchstaben leserlich zu schreiben und verfällt weniger leicht in eine typische Arztschrift. Es ist auch wichtig, beim Schreiben vor den Augen anderer nicht zu hektiken. Doch – ich kann das nur aus eigener Erfahrung bestätigen – das ist leichter gesagt als getan. Wenn Sie wieder mehr Erfahrung haben, werden Sie sich automatisch einen bestimmten Schreibstil für das Surface angewöhnen.

Und eine Bitte: vermeiden Sie es, alles in Druckschrift mit Großbuchstaben zu schreiben. Das ist leider eine weit verbreitete Unsitte (wie übrigens auch die permamente Kleinschreibung von besonders kreativen Architekten oder Designern). Unser Gehirn hat viel mehr Schwierigkeiten, Worte zu erkennen, die alle eine gleichmäßige rechteckige Grundform besitzen. Denken Sie an die Leser und schreiben Sie erkennungfreundlich mit großen und kleinen Buchstaben. Für Überschriften ist Blockschrift noch in Ordnung, aber nicht mehr für den Fließtext.

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Dr. Wolfgang Irber

Wolfgang ist Illustrator im B2B-Bereich und überzeugter Surface-Pro-User. Er visualisiert Visionen & Strategien, leitet und illustriert Workshops, begleitet Führungskräfteseminare, unterrichtet Sketchnoting und erklärte die kreative Nutzung eines Surface in Kursen. Sein wichtigste Arbeitsmittel ist immer der Stift. Ob auf Papier oder digital auf seinem Surface. Im Blog, auf LinkedIn, Instagram, Twitter und Facebook berichtet er mit spitzem Surface Pen regelmäßig über ganz persönliche Erfahrungen aus der Welt der Illustration und der Digitalisierung.